Majalah Internal

Majalah internal atau in-house magazine dalam Bahasa Inggris, banyak dibuat oleh berbagai organisasi dan perusahaan. Media internal ini bisa berupa media cetak, maupun media digital (situs internet atau file pdf yang dikirimkan lewat email).

BENTUK MEDIA INTERNAL

Menurut Frank Jefkins:

The sales bulletin

The Newsletter

The Magazine

Tabloid Newsletter

The Wall Newspaper

Menurut M. Linggar Anggoro

Newsletter

Koran atau Tabloid

Majalah Dinding

Majalah

Cetakan Khusus

Pengantar

Model “Uses and Gratifications”
Model ini menyatakan bahwa kebutuhan manusia baik secara psikologis maupun sosial, yang menimbulkan harapan tertentu pada media massa atau sumber-sumber. Latar belakang ini membentuk pola terpaan media yang berlainan, pola pemenuhan kebutuhan dan akibat-akibat lain.

Pendekatan ini secara kontras membandingkan efek dari media dan bukan ‘apa yang media lakukan pada pemirsanya’. Model ini merupakan kritik akan Teori Jarum Hipodermik, yang menganggap khalayak sebagai objek pasif yang hanya menerima apa yang diberi media.

Kebutuhan manusia berdasarkan motif yang berbeda-beda. Dengan kata lain, setiap orang memiliki latar belakang, pengalaman dan lingkungan yang berbeda. Perbedaan ini, tentunya berpengaruh pula kepada pemilihan konsumsi media mereka.  Khalayak dianggap aktif, dimana penggunaan media massa diasumsikan memiliki tujuan.

Dalam proses komunikasi massa banyak inisiatif yang mengaitkan pemuasan kebutuhan dengan pemilihan media oleh khalayak. Media massa harus bersaing dengan sumber-sumber sehubungan dengan pemuasan kebutuhan. Pemilihan media dan sumber-sumber lain sangat bergantung kepada khalayak yang bersangkutan. Banyak tujuan pemilihan media massa disimpulkan dari data yang diberikan khalayak. Terdapat berbagai pertimbangan dalam pemilihan media massa secara spesifik seputar kebutuhan khalayak.

Dalam Teori "Uses and Gratifications" ditekankan khalayak secara aktif menentukan media mana yang dipilih untuk memuaskan kebutuhannya. Media massa sebagai institusi sumber informasi tidak lagi dominan. Khalayak-lah yang menggerakkan media massa untuk memenuhi kebutuhan atau kepentingan mereka. Khalayak mempunyai otoritas personal untuk menentukan akan mengkonsumsi media apa, sesuai dengan motivasinya.

Ada 3 (tiga) fungsi penting dalam Teori "Uses and Gratifications" yang mempengaruhi bagaimana khalayak menggunakan media, antara lain:

1. Fungsi Mengawasi. Dalam masyarakat modern, pengawasan dan kewaspadaan disediakan oleh media massa, yang dapat mengawasi dan memantau lingkungan global dan lokal untuk mendapatkan informasi yang membantu orang menentukan kepuasan untuk mendapatkan hidup yang lebih baik.
2. Fungsi Sosialisasi Mencari informasi adalah sifat alami setiap manusia yang membantu mereka bisa di terima orang lain di masyarakat. Fungsi sosialisasi ini adalah proses yang tidak akan berhenti dan selalu berhubungan dengan media. Pada dasarnya, untuk bersosialisasi dengan orang lain, kita pastinya membutuhkan informasi tentang apa yang akan kita sosialisasikan dengan orang lain.
3. Fungsi Diversi. Fungsi diversi atau pengalihan berfungsi untuk pengalihan diri seseorang dari kemajuan sehari-hari melalui media massa, misalnya dengan menonton acara televisi, sinetron, berita, acara olah raga.

Pendekatan "Uses and Gratifications merupakan model yang digambarkan sebagai a dramatic break with effects tradition of the past yang dinyatakan David L. Swanson (1979). Pendekatan ini tidak tertarik pada apa yang dilakukan media pada diri orang, tetapi tertarik pada apa yang dilakukan orang terhadap media. Khalayak dianggap secara aktif menggunakan media untuk memenuhi kebutuhannya. Dari sini timbul istilah “uses and gratifications”, penggunaan dan pemenuhan kebutuhan.

Dalam asumsi ini tersirat pengertian bahwa komunikasi massa berguna (utility); bahwa konsumsi media diarahkan oleh motif (intentionality); bahwa perilaku media mencerminkan kepentingan dan preferensi (selectivity); dan bahwa khalayak sebenarnya kepala batu (stubborn). Karena penggunaan media hanyalah salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan psikologis, efek media dianggap sebagai situasi ketika kebutuhan itu terpenuhi.

Konsep dasar pendekatan ini diringkas oleh para pendirinya (Katz, Blumler dan Gurevitch). Dengan pendekatan ini yang diteliti ialah (1) sumber sosial dan psikologis dari (2) kebutuhan, yang melahirkan (3) harapan-harapan dari (4) media massa atau sumber-sumber yang lain, yang menyebabkan (5) perbedaan pola terpaan media (atau keterlibatan dalam kegiatan lain), dan menghasilkan (6) pemenuhan kebutuhan dan (7) akibat – akibat lain, bahkan sering kali akibat – akibat yang tidak dikehendaki.

Penggolongan Kebutuhan Individu dan Manfaat Media

Katz, Blumler dan Gurevitch (1974), mengutip dua peneliti  Swedia yang pada tahun 1968 mengusulkan suatu "uses and gratifications", yang mencakup unsur-unsur berikut:

• Khalayak dipandang bersikap aktif, artinya peranan penting manfaat media massa diasumsikan berorientasi pada sasaran. 
• Dalam proses komunikasi massa, banyak inisiatif pengaitan antara gratifikasi kebutuhan dan pemilihan media yang terletak pada khalayak.
• Media bersaing dengan sumber-sumber pemenuhan kebutuhan yang lain.

Lima kategori kebutuhan sebagai berikut:

1. Kebutuhan kognitif. Memperoleh informasi, pengetahuan dan pemahaman.
2. Kebutuhan afektif. Emosional, pengalaman menyenangkan atau estetis.
3. Kebutuhan integratif personal. Memperkuat kredibilitas, rasa percaya diri, stabilitas dan status.
4. Kebutuhan integratif sosial. Mempererat hubungan dengan keluarga, teman dan sebagainya.
5. Kebutuhan pelepasan ketegangan. Pelarian dan pengalihan.

Pendekatan "uses and gratifications", mengingatkan kita hal yang sangat penting; tujuan orang menggunakan media dengan berbeda-beda. Pada tataran yang lebih luas, pendekatan ini menunjukkan bahwa pengguna komunikasi massa memegang kendali. Pendekatan ini bertentangan dengan anggapan bahwa khalayak pasif dan persuasi yang mendominasi banyak penelitian sebelumnya. Pendekatan ini memberikan kontribusi penting terhadap pemahaman seiring dengan semakin berkembangnya informasi digital dan para pengguna media dihadapkan dengan lebih banyak pilihan.

Pendekatan manfaat dan gratifikasi seyogyanya mengarahkan perhatian para audien komunikasi massa. Brenda Dervin (1980) merekomendasikan bahwa perkembangan kampanye informasi dimulai dengan kajian calon pengguna informasi dan pertanyaan – pertanyaan yang berusaha dijawab orang itu untuk menalar dunia ini. Para perancang media di berbagai bidang hendaknya lebih banyak melakukan penelitian terhadap calon audiennya maupun terhadap gratifikasi yang ingin diperoleh para audien tersebut. (Severin – Tankard)

Ada 2 syarat isi dari sebuah media korporasi dituntut untuk memenuhi:

• Isi setiap edisi perlu dipertahankan untuk agar selalu sesuai dengan tujuan penerbitan.
• Setiap edisi penerbitan harus selalu baru dan lebih menarik dari edisi sebelumnya.

Kategori informasi dalam sebuah media:

Berdasarkan sumber

• Lingkup Manajemen. Adalah berbagai peristiwa yang terjadi pada lingkup dunia kerja seperti: produktivitas, kesejahteraan karyawan, professionalisme, etos kerja, karier, kontrol kualitas, Marketing, dan sebagainya.
• Lingkup Non-Manajemen. Adalah peristiwa atau masalah diluar dunia kerja seperti: olahraga, hobby, kesehatan, dll.

Berdasarkan Fungsi

• Fungsi Informatif. Bila Materi yang disajikan menambah pengetahuan baru yang berguna untuk mengurangi ketidaktahuan dan ketidakjelasan.
• Fungsi Edukatif. Bila materi yang disajikan memperkenalkan cara baru mengatasi suatu masalah.
• Fungsi Menghibur. Bila materi yang diberikan memberikan ganjaran psikologis.

Berdasarkan Jenis Realitas

• Realitas Sosiologis. Hal ini diperoleh berdasarkan pengalaman langsung atau pengamatan langsung seseorang terhadap suatu peristiwa faktual.
• Realitas Psikologis. Hal ini merupakan hasil rekaan pikiran seseorang (interpretasi) terhadap peristiwa faktual. Sedangkan orang tersebut tidak berada atau melihat peristiwa tersebut secara langsung.

Berdasarkan Sifat

• Informasi Faktual. Info yang diperoleh berdasarkan peristiwa nyata yang terjadi, seperti berita atau feature.
• Informasi Faksional. Info yang diperoleh berdasarkan pendapat seseorang terhadap sesuatu fakta yang terjadi, seperti artikel.
• Informasi Fiksional. Info hasil rekaan seseorang secara murni seperti cerpen.

Berdasarkan Lokasi Kejadian

• Informasi peristiwa di kantor pusat
• Informasi peristiwa di kantor cabang
• Informasi peristiwa di luar kantor institusi

Berdasarkan Format

• Berita. Laporan tertulis dari suatu peristiwa, ciri pokoknya adalah seluruh materi yang ditulis berdasarkan fakta.
• Artikel. Adalah tulisan yang merupakan buah pikiran penulis. Dapat berupa ulasan tentang suatu peristiwa dari sisi baik maupun buruk.
• Fiksi. Adalah tulisan berdasarkan rekaan penulis dari kisah yang tidak nyata.
• Bagan dan foto. Info yang disajikan lewat visual.

Majalah

Pengertian majalah menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah terbitan berkala yang isinya meliputi berbagai liputan jurnalistik, pandangan tentang topik aktual yang patut diketahui pembaca dan menurut waktu penerbitannya dibedakan atas majalah bulanan, tengah bulanan, mingguan dan sebagainya, serta menurut pengkhususan isisnya dibedakan atas majalah berita, wanita, remaja, olahraga, sastra, ilmu pengetahuan tertentu dan sebagainya.

Kekuatan

• Khalayak sasaran: sangat khusus.
• Penerimaan khalayak: mampu mengangkat nama atau citra produk yang diiklankan sejajar dengan persepsi khlayak sasaran terhadap prestise majalah yang bersangkutan.
• Long life span: biasanya dibaca dalam jangka waktu lama dan sering digunakan sebagai referensi khusus.
• Kualitas visual: biasanya sangat prima, karena pada umumnya dicetak di atas kertas berkualitas tinggi.

Kelemahan

• Fleksibilitasnya terbatas: pemesanan iklan kebanyakan harus dilakukan jauh hari sebelum majalah terbit.
• Biaya tinggi: iklan relatif lebih mahal jika dibandingkan iklan di surat kabar, apalagi jika khalayak yang dijangkau tidak terseleksi.
• Distribusi: Peredaran majalah dianggap lambat dibanding surat kabar.

Sebagai media internal, majalah merupakan sarana komunikasi efektif yang mampu

mengelola sumber daya yang ada dalam perusahaan. Artinya, melalui media ini

PRO berupaya untuk membina hubungan komunikasi masyarakat internal dengan

menjadi corong informasi para karyawan kepada pihak perusahaan atau mampu

bertindak sebagai mediator dari perusahaan (pimpinan) terhadap karyawannya

(Ruslan 2001 : 266). Kemudian pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas

perusahaan baik secara kuantitas maupun kualitas dalam bentuk produk barang

atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sebagai sasarannya.

Definisi In House Magazine (Majalah Internal)

In House Magazine atau Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga. Mengelola In House Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.

Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) –penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) –penetapan susunan organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) –aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) –pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan.*

Fungsi Media Internal (Rosady Ruslan):

Media hubungan komunikasi internal dan ekstrenal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder), khlayaak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa.

Ajang komunikasi antar karyawan. Misalnya: kegiatan usaha, wisata, kegiatan karyawan.

Media bagi staf PR dalam tulis menulis

Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penmapilan profesional, lay out dan isi yang ditata apik, cover menarik.

Publik Media Internal

Pegawai/ anggota

Distributor

Pemasok/mitra usaha

Investor

Konsumen

Pemerintah

Masyarakat

Tokoh berpengaruh

Kegiatan Media Internal

Menetapkan target dasar dan tujuan dari media internal

Memperhitungkan sumberdaya manusia dan biaya untuk pelaksanaan media internal

Menetapkan skala prioritas untuk waktu operasi serta optimalisasi penggunaan tenaga kerja, dan berbagai sumberdaya lainnya.

Menentukan kelayakan pelaksanaan setiap upaya yang hendak dilakukan sesuai dengan dana, staf, serta kecukupan peralatan yang ada.

Karakteristik Media Internal

Jangkauan serta pembaca humas internal harus dikenali karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal. Besar kecilnya kuantitas penerbitan akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya. Jurnal harus diterbitkan secara berkala dan teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap. Biasanya isi jurnal berisi uraian hal-hal yang sudah terjadi

Setiap jurnal hendaknya memiliki ciri khas berkaitan dengan isinya. Jurnal internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju.

Mengenal Website

Sejarah Internet

• 1969 Departemen Pertahanan Amerika  memutuskan untuk mengadakan riset tentang bagaimana caranya menghubungkan  sejumlah komputer sehingga membentuk jaringan organik. Program riset ini dikenal  dengan nama The Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET).
• 1970 sudah lebih dari 10 komputer yang berhasil  dihubungkan satu sama lain sehingga mereka bisa saling berkomunikasi dan  membentuk sebuah jaringan.  
• 1972 Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program  e-mail yang  ia ciptakan setahun yang lalu untuk  ARPANET. Program  e-mail ini begitu mudah,  sehingga langsung menjadi populer. Pada tahun yang sama, icon @ juga  diperkenalkan sebagai lambang penting yang menunjukan "at" atau "pada".
• 1973 jaringan komputer  ARPANET mulai dikembangkan meluas ke luar Amerika Serikat. Komputer University College di London merupakan komputer pertama yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota jaringan  ARPANET. Pada tahun yang sama, dua orang ahli komputer yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn mempresentasikan sebuah gagasan yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal pemikiran internet. Ide ini  dipresentasikan untuk pertama kalinya di  Universitas Sussex. 
• 26 Maret 1976 Ratu Inggris berhasil mengirimkan email dari Royal Signals and Radar Establishment di Malvern. Setahun kemudian,  sudah lebih dari 100 komputer yang bergabung di  ARPANET membentuk sebuah jaringan atau network.
• 1979 Tom Truscott, Jim Ellis dan Steve Bellovin,  menciptakan newsgroups pertama yang diberi nama USENET. 
• 1981 France Telecom menciptakan gebrakan dengan meluncurkan telpon televisi pertama, dimana orang bisa saling menelpon sambil berhubungan dengan video link. Karena komputer  yang membentuk jaringan semakin hari semakin banyak, maka dibutuhkan sebuah protokol resmi yang diakui oleh semua jaringan.
• 1982 dibentuk  Transmission Control Protocol atau TCP dan  Internet Protocol atau IP yang kini kita kenal semua. Sementara itu di Eropa muncul  jaringan komputer tandingan yang dikenal dengan Eunet, yang menyediakan jasa jaringan komputer di negara-negara Belanda, Inggris, Denmark dan Swedia. Jaringan Eunet menyediakan jasa  e-mail dan  newsgroup USENET. Untuk menyeragamkan alamat di jaringan komputer yang ada.
• 1984 diperkenalkan sistem nama domain, yang kini kita kenal dengan DNS atau  Domain Name System.  Komputer yang tersambung dengan jaringan yang ada sudah melebihi 1000 komputer lebih. Setahun kemudian alamat anggota jaringan mulai menggunakan alamat dengan akhiran .com. Sistem alamat yang serba praktis ini langsung menggelumbungkan jumlah komputer yang tersambung dengan jaringan. 
• 1987 jumlah komputer yang tersambung ke jaringan melonjak 10 kali lipat menjadi 10.000 lebih. 
• 1988 antar sesama komputer sudah mulai dapat mengobrol atau  chatting, karena Jarko Oikarinen dari Finland berhasil menemukan dan sekaligus  memperkenalkan IRC atau Internet Relay Chat. Setahun kemudian, jumlah komputer  yang saling berhubungan kembali melonjak 10 kali lipat dalam setahun. Tak kurang  dari 100.000 komputer kini membentuk sebuah jaringan. Tahun 1990 adalah tahun  yang paling bersejarah, ketika Tim Berners Lee menemukan program editor dan  browser yang bisa menjelajah antara satu komputer dengan komputer lainnya, yang  membentuk jaringan itu. Program inilah yang disebut www, atau World Wide Web.
• 1992 komputer yang saling tersambung membentuk jaringan sudah  melampaui sejuta komputer, dan di tahun yang sama muncul istilah "surfing theinternet". 
• 1994 situs internet telah tumbuh menjadi 3.000 alamat halaman, dan untuk pertama kalinya  virtual-shopping atau  e-retail muncul di  internet. Dunia langsung berubah. Di tahun yang sama Yahoo! Didirikan, yang juga sekaligus tahun kelahiran Netscape Navigator 1.0
• 1995 internet sudah menjadi jalur di mana suara, gambar, bisa  streaming sekaligus. Tahun 1996 transaksi perdagangan di  internet sudah mencapai  satu milyar dollar AS. 
• 1997 situs  internet sudah melewati 1,2 juta. Nama domain business.com mencapai rekor penjualan 150.000 dollar AS. 
• 1998 situs internet tumbuh menjadi 4,2 juta, dan nama domain yang terdaftar sudah melewati angka dua juta. Tahun 1999 nama domain business.com terjual kembali 7,5 juta dollar AS. 
• 2000 situs internet sudah melewati 21,1 juta.

Teknologi Internet 
Internet sebagai suatu media informasi memiliki beberapa teknologi yang umum untuk diketahui diantaranya adalah URL, TCP/IP, nama domain, browser, email, dan chatting. Semuanya adalah alat bagi seseorang dalam berhubungan dengan dunia internet.

URL (Uniform Resource Locator) 
URL digunakan sebagai penunjuk lokasi pada internet. URL dapat dimisalkan dengan alamat yang menunjuk pada suatu lokasi. Contoh penggunaan URL adalah  untuk menunjuk alamat pada suatu website.

Nama Domain
Setiap komputer yang terhubung jaringan TCP/IP akan memilki IP address yang unik.  IP address terdiri dari empat grup angka yang dipisahkan oleh titik. Nama domain sebenarnya adalah representasisari IP address. Sebagai contoh IP address dari www.google.com adalah  http://64.233.167.99/.  Kedua URL tersebut akan
menampilkan halaman yang sama, yaitu website Google. Perbedaannya adalah saat mengetikkan url  http://www.google.com, komputer terlebih dahulu mencari  IP address dari google.com yaitu (http://64.233.167.99) kemudian akan me-link ke server tempat file –filenya disimpan.

Browser 
Browser  adalah sebuah program yang digunakan untuk menampikan halaman web.
Browser berkomunikasi dengan web server melalui  protocol HTTP, yang membaca dan menerjemahkan bahasa HTML dan data gambar untuk ditampilkan secara visual sehingga informasi yang ada dapat dibaca.. Pengeksekusian atau pembacaan halaman web oleh  browser dibagi menjadi dua berdasarkan pengeksekusiannya, yaitu pengeksekusian pada sisi klien dan pada sisi server.

Client Side 
Pada sisi klien, script yang dibuat akan dijalankan pada komputer klien (user) lalu ditampilkan hasinya pada browser sehingga sering disebut  browser scripting. Diantaranya adalah HTML, JavaScript, VBScript, DHTML dll. Kegunaannya untuk membuat tampilan pada web lebih menarik dan dinamis.

Server Side
Pada sisi server, script akan dijalankan pada komputer server, kemudian server akan mengirimkan hasilnya pada browser komputer klien. Kerja script pada server side berbeda dengan client side, pada server side, server pada komputer menjadi berat , karena server side membutuhkan banyak resource server untuk
mendukung scriptingnya. Scripting pada server side diantaranya adalah Perl, PHP, ASP, JSP, Coldfusion dan lain-lain

Email 
Email adalah salah satu produk yang dihasilkan pada masa sejarah berkembang internet. Dengan email komunikasi pada dunia internet menjadi lebih cepat dan efisien. Email adalah singkatan dari electronic mail (surat elektronik) yang fungsinya sama yaitu untuk mengirim surat atau pesan ke alamat yang dituju, tetapi dengan media internet.

Chatting 
Chatting adalah pembicaraan yang dilakukan kepada orang lain dengan menuliskan kata-kata dan menggunakan komputer yang terhubung ke internet secara bersamaan. Apapun yang anda ketik melalui keyboard, maka akan muncul pada layar komputer rekan chatting anda. Ada banyak program-pogram chatting diantaranya Yahoo Instant Messager (YIM), MIRC, MSN, dll.

HTML 
HTML atau yang memiliki kepanjangan Hypertext Markup Language adalah script  dimana kita bisa menampilkan informasi dan daya kreasi kita lewat internet. HTML sendiri adalah suatu dokumen teks biasa yang mudah dimengerti dibanding bahasa pemrograman lainnya, dan karena bentuknya itu maka HTML dapat dibaca oleh berbagai platform seperti : Windows, Linux, Macintosh. Kata “Markup Language“
pada HTML menunjukkan fasilitas yang berupa tanda tertentu dalam skrip HTML dimana kita bisa mengatur judul, garis, tabel, gambar, dan lain-lain dengan perintah yang telah ditentukan pada elemen HTML.
HTML sendiri dikeluarkan oleh  W3C (World Wide Web Consortium),  setiap terjadi perkembangan level HTML, harus dievaluasi ketat dan disetujui oleh  W3C. Hingga kini versi terakhir HTML yang telah disetujui oleh W3C adalah HTML versi 4.01.

Apa Itu Website?
Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.

Unsur-Unsur dalam Penyediaan Website atau Situs

• Nama domain (Domain name/URL - Uniform Resource Locator). Nama domain atau biasa disebut dengan Domain Name atau URL adalah alamat unik di dunia internet yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah website, atau dengan kata lain domain name adalah alamat yang digunakan untuk menemukan sebuah website pada dunia internet. Contoh : http://www.nama situs .com 
• Nama domain diperjualbelikan secara bebas di internet dengan status sewa tahunan. Setelah Nama Domain itu terbeli di salah satu penyedia jasa pendaftaran, maka pengguna disediakan sebuah kontrol panel untuk administrasinya. Jika pengguna lupa/tidak memperpanjang masa sewanya, maka nama domain itu akan di lepas lagi ketersediaannya untuk umum. Nama domain sendiri mempunyai identifikasi ekstensi/akhiran sesuai dengan kepentingan dan lokasi keberadaan website tersebut. Contoh nama domain ber-ekstensi internasional adalah com, net, org, info, biz, name, ws. Contoh nama domain ber-ekstensi lokasi Negara Indonesia adalah:

.co.id : Untuk Badan Usaha yang mempunyai badan hukum sah
.ac.id : Untuk Lembaga Pendidikan
.go.id : Khusus untuk Lembaga Pemerintahan Republik Indonesia
.mil.id : Khusus untuk Lembaga Militer Republik Indonesia
.or.id : Untuk organisasi yand tidak termasuk dalam kategori di atas
.war.net.id : untuk industri warung internet di Indonesia
.sch.id : khusus untuk Lembaga Pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan  seperti SD, SMP dan atau SMU
.web.id : Ditujukan bagi badan usaha, organisasi ataupun perseorangan yang melakukan kegiatannya di World Wide Web.


Apa Manfaat dan Kegunaan Website?

• Meningkatkan visibilitas/kehadiran perusahaan. Menambah visibilitas/kehadiran perusahaan. Bisa diibaratkan perusahaan membuka showroom (ruang pamer) yang baru.
• Menyediakan informasi profil perusahaan secara detail. Untuk mengetahui profil profil perusahaan lain untuk berkejaa sama dan berbisnis dengan tujuan agar bisa menjadi rekanan.
• Mengomunikasikan produk dan jasa perusahaan secara mendetail. Saat beriklan di koran/majalah, iklan pada sebuah papan reklame, atau membuat brosur. Tempat/space yang disediakan dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur pasti dibatasi dan tidak mudah untuk diubah informasinya.
• Mengingatkan calon pelanggan yang lupa. Berkaitan dengan proses pemasaran, calon pelanggan menerima informasi mengenai perusahaan dan jasa kita yang mungkin didapat melalui presentasi, melihat brosure, browsing atau melihat iklan. Calon pelanggan mungkin kehilangan kartu nama perusahaan kita dan saat membutuhkan jasa kita dia akan mencari di internet(search engine) dan melakukan pencarian dengan keyword nama perusahaan kita. 
• Memudahkan pelanggan menghubungi kita. Untuk melakukan pencarian di internet apabila lupa sesuatu hal, mencari perusahaan kita, menemukan dan menghubungi kita kembali.
• Meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Mempermudah saat menambahkan informasi-informasi yang terkait dengan produk atau jasa perusahaan. 
• Meningkatkan kredibilitas perusahaan. Perusahaan yang memiliki website akan terkesan maju dan modern. Dengan demikian maka kredibilitas perusahaan akan meningkat.
• Memperluas jangkauan promosi, dengan memiliki website maka produk perusahaan lebih banyak dikenal masyarakat.
• Media tanpa batas, internet adalah media informasi yang tanpa batas. Bisa diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh siapa saja. Internet bisa diakses oleh seluruh lapiran masyarakat di antero jagat (unlimited user access).
• Promosi terluas, internet adalah media promosi terluas jika dilihat dari kacamata jangkauan atau cakupan area (unlimited scopt of areas).
• Media pengenalan perusahaan. 

Jenis Website

1. Basic. Website disediakan untuk publikasi informasi. Adapun informasi yang akan disediakan adalah beraneka ragam dari profile pribadi hingga company profile. Fokus situs ini adalah publikasi informasi.
2. Search Engine. Situs search engine adalah situs yang menyediakan mesin pencari. Search engine secara otomatis mencari dan menyimpan data-data situs yang beredar di internet. Adapun materi yang dapat dicari adalah segala sesuatu yang tergabung di dalam website yang terhubung di internet. Seperti mencari sebuah alamat website, file-file multimedia dan grafis yang terkandung di dalam website. Dalam hal ini situs-situs lain berlomba-lomba untuk menduduki tempat tertinggi untuk dapat di cari oleh search engine. Fokus situs ini adalah sebagai mesin pencari situs lain.
3. Portal. Situs jenis portal merupakan pintu gerbang bagi situs lain seperti halnya juga search engine. Tetapi di dalam portal situs-situs tersebut lebih disusun untuk disajikan. Berbeda dengan search engine situs-situs tersebut bukan dicari datanya secara otomatis oleh mesin pencari tetapi disimpan dan dikelola oleh pengelola portal secara dictionary. Umumnya portal-portal besar juga menyediakan layanan internet lain seperti email bagi member dan lain-lain. Fokus situs ini adalah sebagai gerbang dan facebook bagi situs lain.
4. Blog. Blog merupakan buku harian yang terpublish di internet. Seorang pengelola blog dapat dengan bebas menuangkan pikirianya dalam bentuk tulisan ke dalam website ini. Tulisan tersebut selanjutnya disimpan di database dan di publish di internet. Fungsional situs ini adalah publikasi dalam bentuk artikel di internet. Fokus situs ini adalah manajemen artikel. 
5. Networking. Situs jenis networking adalah situs penyedia yang menampung member-member untuk membentuk suatu komunitas. Sehingga member-member di dalam website tersebut dapat saling berkomunikasi dan bertukar pikiran. Di dalam website ini sesama member dapat saling berkenalan dan menjalin relasi satu sama lain. Pertukaran pesan dan testimonial pun terjadi diantara member yang belum atau sudah menjalin relasi. Fokus situs ini adalah friend relationship atau berteman dan berkomunitas di dalam internet.
6. Forum. Forum adalah situs membership seperti networking juga. Tetapi tidak berfokus pada friend relationship seperti situs networking. Situs ini lebih berfokus sebagai ajang diskusi di internet. Adapun diskusi dalam bentuk tulisan yang diposting oleh member di organisasikan dengan lebih baik hingga perkategori yang terdiri dari berbagai sub-sub. Tujuan situs ini adalah wadah saling bertukar pikiran dalam diskusi. Fokus situs ini adalah forum diskusi online.
7. News. News site adalah situs yang mengelola berita untuk di publish ke internet. Pengelola website dapat mengelola yaitu antara lain menulis dan memanage berita. Kemudian user internet dapat melihat informasi berita tersebut melalui website. Fokus situs ini adalah manajemen berita.
8. Event Organizer. Situs jenis ini adalah situs yang mengelola manajemen informasi pengadaan acara. Informasi yang disajikan situs ini biasanya berorientasi waktu, misalnya informasi kapan diadakannya sebuah event, event yang terlewatkan dan event yang akan diadakan nantinya. Di dalamnya juga terdapat keterangan deskripsi tentang event tersebut dan judul event. Fokus situs ini adalah manajemen informasi event.
9. Gallery. Gallery site menyediakan fasilitas publikasi foto dan gambar secara online. Pengelola website dapat menyimpan foto atau gambar yang diinginkan lalu dikategorikan dan di manage setelah itu di publish. Fokus situs ini adalah publikasi foto dan gambar.
10. Multimedia Streaming. Video streaming dan audio streaming sekarang merupakan trend baru dari dunia website. Di dalam situs jenis ini seseorang dapat menonton atau mendengarkan secara langsung multimedia melalui web. Untuk membangun situs ini diperlukan server yang memiliki koneksi internet yang high dan up stream, ini dikarenakan file-file multimedia yang relatif berukuran besar. Fokus situs ini adalah publikasi audio dan video online.
11. E-Commerce. Situs dengan sistem e-commerce adalah situs yang bertujuan untuk melakukan perdagangan melalui media internet. Pengelola dapat mengorganisir barang-barang yang ingin dijual lalu mempublikasikan secara online beserta harganya. Ada juga yang menyediakan transaksi online melalui website ini. Yang jelas dalam hal ini website dimanfaatkan sebagai toko di dalam internet. Fokus situs ini adalah perdagangan online. 
12. E-Learning. E-Learning merupakan situs yang menyediakan pembelajaran online melalui internet. Pembelajaran dilakukan melalui berbagai media seperti tulisan, gambar hingga multimedia. Fokus situs ini adalah pembelajaran online.

Company Profile

Company profile  adalah produk tulisan praktisi PR yang berisi gambaran umum perusahaan. Gambaran ini tidak sepenuhnya lengkap, detail dan mendalam. Perusahaan bisa memilih poin-poin apa saja yang ingin disampaikan secara terbuka kepada publiknya. Bahkan ada perusahaan yang memilih membuat company profile berdasarkan kepentingan publik sasaran. Ada company profile yang dibuat khusus untuk konsumen (pelanggan), untuk bank, untuk pemerintah, pemasok dan sebagainya. Biasanya hal ini dilakukan oleh perusahaan besar yang mempunyai bidang usaha luas dan publik yang berbeda-beda.

Tujuan pembedaan company profile adalah untuk menciptakan kepuasan publik. Publik akan puas juka kepentingannya terpenuhi. Salah satunya adalah kepentingan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya tentang aktivitas perusahaan. Berikut disampaikan perbedaan kepentingan di antara publik.


Jenis

• Pemegang saham
• Karyawan
• Konsumen
• Kreditor
• Komunitas
• Pemasok
• Pemerintah Prestasi keuangan (financial returns)

Kriteria Kepuasan

• Kepuasan kerja, gaji, dan supervisi
• Kualitas produk, pelayanan, harga, distribusi
• Creditworthiness
• Kontribusi terhadap komunitas (social investment and community involvement)
• Kualitas produk dan pelayanan
• Taat aturan dan hukum

Jika sasarannya adalah pemegang saham, maka bagian penting yang disajikan dalam company profile adalah prestasi keuangan. Jika ditujukan untuk konsumen, maka gambaran detail tentang kualitas produk, pelayanan, harga, dan distribusi merupakan bagian yang harus ditampilkan dalam company profile.

Dalam realita, ada perusahaan yang merasa cukup membuat satu company profile untuk semua publik. Bahkan ada perusahaan yang memutuskan tidak menyediakan company profile. Hal ini dipengaruhi oleh ketersediaan dana dan juga pola pikir manajemen (pimpinan). Sifat organisasi yang tertutup (closed system) akan mempengaruhi pola pikir organisasi untuk tertutup dalam hal informasi kepada publiknya.

Mereka menganggap company profile hanya membuang uang dan bukan pada tempatnya membuka informasi tentang perusahaan kepada publiknya. Pendapat ini tidak tepat. Dari sisi anggaran, biaya produksi company profile tidak mahal jika dibandingkan dengan manfaatnya yang besar. Company profile adalah media yang merepresentasikan perusahaan. Company profile adalah gambaran hidup perusahaan. Saat ini pun, company profile tidak harus dalam bentuk cetak, tetapi bisa berbentuk audiovisual (video) atau menjadi salah satu menu dalam website perusahaan. Beberapa perusahaan yang menyadari pentingnya company profile membuatnya dalam tiga bentuk media di atas.

Company Profile merupakan penjelasan mengenai perusahaan termasuk produknya secara verbal maupun grafik yang mengangkat corporate value serta product value serta keunggulan perusahaan dibandingkan pesaing berdasarkan kedua value diatas.

Corporate value atau nilai-nilai perusahaan tercemin dalam beberapa hal berikut :

1. Sejarah Berdirinya Usaha. Sejarah berdirinya usaha menggambarkan kepada pihak-pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan ataupun kosumen mengenai dasar atau landasan usaha ini berdiri apakah cukup kuat secara pengalaman dan keutuhan individu yang terlibat didalamnya.
2. Visi & Misi Usaha. Visi merupakan cita-cita yang ingin dicapai oleh usaha kita dalam jangka panjang atau dengan kata lain perusahaan dalam periode tertentu ingin menjadi perusahan yang seperti apa? What to Be? Misi merupakan cara-cara yang digunakan usaha dalam mencapai visi usaha. How to Be? Misi dapat berupa pernyataan kalimat atau kata yang mengingatkan pelaku usaha untuk bekerja sesuai Misi dalam mencapai tujuan perusahaan. 
3. Struktur Organisasi. Struktur organisasi berisi susunan/hirarki tanggungjawab pekerjaan dalam perusahaan berikut nama individu pada masing-masing pekerjaan. Kegunaan struktur organisasi dalam company profile adalah agar konsumen atau pihak-pihak lain yang bekerja sama dengan perusahaan dapat mengetahui person in charge yang langsung berhubungan dengan mereka dalam pekerjaan ataupun masalah. 
4. Kinerja Perusahaan. Pengalaman perusahan dalam menanggani pekerjaan terdahulu dapat dilakukan secara verbal/tulisan ataupun visual/grafik dengan menampilkan dokumentasi foto/video hasil pekerjaan tersebut.
5. Laporan Keuangan Perusahaan. Laporan keuangan disajikan bergantung kepada kebutuhan. Apabila company profile dibutuhkan dari segi keuangan seperti untuk investasi/saham atau kerja sama dengan lembaga keuangan maka laporan keuangan perusahaan diperlukan sebagai data penting dalam pertimbangan kerjasama tersebut. Sedangkan apabila company profile tidak dibutuhkan dalam segi keuangan atau company profile dibutuhkan oleh klien/konsumen yang membutuhkan produk/servis perusahaan maka laporan keuangan tidak dibutuhkan. Biasanya laporan keuangan perusahaan hanya ditampilkan dalam material cetakan.
6. Product Value atau nilai-nilai produk/servis yang dihasilkan oleh perusahaan dapat dicerminkan oleh faktor-faktor marketing mix khususnya 7P yaitu Product, Price, Promotion, Placement, People, Process, dan Physical Evidence. 

Marketing mix

1. Product. Strategi mengenai bagaimana produk usaha kita dapat menarik hati konsumen untuk membelinya. Produk usaha kita dapat dibedakan berdasarkan mutu/kualitas, ukuran, desain, kemasan, dan kegunaan lebih dibandingkan pesaing.
2. Price. Strategi mengenai bagaimana produk kita lebih menarik konsumen dari segi harga dibandingkan pesaing. Umumnya konsumen lebih tertarik kepada produk dengan harga yang lebih murah. Selainnya itu dari segi harga, kita dapat membedakan produk kita berdasarkan harga satuan dan harga grosir, syarat pembayaran, diskon/potongan harga, serta sistem buy 1 get 1 free.
3. Promotion. Strategi mengenai bagaimana produk kita dapat dikenal oleh konsumen melalui beberapa cara: Advertising (Iklan). Beriklan dapat dilakukan melalui media berikut: 1) Media Cetak : Brosur, spanduk, poster, iklan majalah/koran; 2) Media TV dan Radio (Broadcast) : Iklan TV, Iklan Radio. Sales Promotion, melalui acara (event), seperti pameran yang digelar di tempat keramaian dimana konsumen produk berada dan juga dilakukan penjualan ditempat. Personal Selling, penjualan langsung ke tempat konsumen berada dengan menawarkan dan kemungkinan untuk dapat mencoba produk secara langsung. Public Relation,  promosi untuk membuat image perusahaan baik dimata konsumen bukan mempromosikan produk secara langsung. Umumnya dilakukan oleh perusahaan besar.
4. Placement. Merupakan cara untuk mendistribusikan produk kita untuk sampai ke tangan konsumen. Sistem distribusi yang dilakukan dapat secara langsung ke konsumen atau melalui pedagang perantara seperti wholesaler (pedagang besar) atau retailer (pedagang kecil).
5. People. Merupakan kriteria sumber daya manusia secara umum yang dapat meningkatkan penjualan produk ke konsumen secara langsung ataupun tidak langsung.
6. Process. Manampilkan proses kepada konsumen agar mereka tertarik untuk membeli. Proses yang dapat ditampilkan seperti proses produksi yang baik ataupun proses pelayanan terhadap konsumen.
7. Physical Evidence. Penampilan fisik serta keadaan dari fasilitas pendukung atau sarana dalam menjual produk yang dapat dilihat langsung oleh konsumen. Seperti tempat yang menarik dan bersih untuk restoran.

Berdasarkan marketing mix diatas, perusahaan dapat mengidentifikasikan dirinya dengan para pesaing/kompetitor untuk kemudian menentukan dari faktor-faktor manakah dari ketujuh marketing mix tersebut, perusahaan memiliki keunggulan (competitive advantage) dibandingkan pesaing. Setelah perusahaan berhasil mengidentifikasikan posisinya maka angkatlah kelebihan tersebut sebagai ”selling point” dalam company profile khususnya dari segi produk/service.


Fungsi Company Profile

• Representasi perusahaan - gambaran tentang perusahaan. Bisa juga dianggap mewakili perusahaan sehingga publik tidak perlu bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan. Dapat juga digunakan sebagai alat membangun citra agar berbagai kelompok dalam masyarakat mempunyai pemahaman yang benar tentang perusahaan.
• Komunikasi - company profile bisa digunakan untuk mewakili dan melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual-understanding.
• Menghemat waktu transaksi - pihak-pihak lain yang berkaitan dengan bisnis perusahaan tidak perlu menanyakan secara detail tentang perusahaan, produk, pasar, visi, misi, posisi keuangan, dan lainnya. Hal itu dapat dupelajari melalui company profile, sebelum dan sesudah pertemuan.
• Membangun identitas dan citra korporat - company profile yang dikemas menarik, detail, jelas, dan mewah mencerminkan wajah perusahaan di mata publik sebagai perusahaan yang besar dan bonafid.

Isi/Content Company Profile

• Sejarah perusahaan, mencakup antara lain pendiri perusahaan, jajaran direksi, asal muasal, proses perkembangan, dan lain-lain.
• Filosofisi perusahaan, bisa disebut pandangan atau ideologi dasar perusahaan.
• Budaya perusahaan, adalah nilai-nilai kunci dan konsep bersama yang membentuk citra anggota organisasi terhadap organisasinya. Misalnya etos kerja tinggi, maju untuk semua, dan sebagainya.
• Sambutan dari pimpinan (Komisaris Utama atau Direktur Utama) tentang segala hal yang sangat berpengaruh pada aktivitas perusahaan dan rencana jangka panjang. 
• Identitas perusahaan, termasuk di sini logo, uniform, interior gedung dan kantor, kualitas cetakan atau kualitas audiovisualnya.
• Visi, misi, strategi perusahaan, termasuk komitmen perusahaan untuk meraih kemajuan. Ini menunjukkan bahwa operasional perusahaan dilakukan tidak sembarangan, tetapi melalui perencanaan yang matang dan berkesinambungan. Sebagai jaminan masa depan bisnis yang berkelanjutan. Pada akhirnya menciptakan kepercayaan publik, bahwa masa depan perusahaan terjamin. Penting misalnya untuk meraih kepercayaan lembaga keuangan.
• Alamat cabang-cabang. Semakin banyak cabang perusahaan di beberapa wilayah menunjukkan jalur distribusi yang merata. Pada akhirnya mencerminkan kebesaran dan prestise perusahaan.
• Gambaran tentang SDM. Ceritakan orang-orang di balik operasional perusahaan, siapa saja figur pengendali di jajaran manajemen termasuk tokoh-tokoh berpengaruh di masyarakat yang berkaitan dengan perusahaan. Ini bisa memberi keyakinan pada publik bahwa perusahaan dikelola oleh tangan-tangan yang handal dan profesional.
• Sistem pelayanan dan fasilitas disediakan. Dalam persaingan ketat dewasa ini, pelayanan pelanggan memegang kunci strategis. Gambarkan kelebihan perusahaan dari sisi pelayanan yang membedakan dengan kompetitor.
• Prestasi dan keunggulan perusahaan, termasuk segala hal yang telah dilakukan perusahaan untuk kepentingan masyarakat. Masyarakat menuntut bukan hanya kualitas produk atau jasa, tetapi juga apa yang bisa dilakukan perusahaan dalam upaya peningkatan kualitas kehidupan masyarakat. Misalnya program lingkungan sebagai wujud tanggung jawab perusahaan (Corporate Social Responsibility)
• Laporan perkembangan perusahaan (annual report), termasuk informasi laba rugi perusahaan. Ini adalah upaya menjelaskan kesehatan perusahaan.
• Deskripsi tentang produk-produk atau jasa utama yang ditawarkan. Termasuk gambaran tentang pasar, lokasi pabrik, distributor, market share, grafik pertumbuhan usaha, dan sebagainya.
• Program pengembangan di masa datang. Termasuk pelatihan-pelatihan, rencana pengembangan produk, pengembangan pasar, dan sebagainya.

Pembuatan company profile harus faktual, tidak boleh bohong dan direkayasa. Karena merupakan gambaran hidup perusahaan, company profile diusahakan mencakup segala hal sisi perusahaan berdasarkan landasan filosofisnya. Landasan filosofis merupakan karakter dan kepribadian perusahaan.


Media Company Profile
Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai style (gaya) yang berbeda untuk menampilkan profil perusahaan mereka, bisa dalam bentuk cetak, website internet, maupun media audio visual. Ketiga media tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Media audio visual misalnya, hanya disajikan pada saat-saat tertentu saja seperti pada saat visitasi perusahaan lain (company visit, media visit, etc). Media cetak biasanya hanya diberikan kepada publik tertentu, seperti pemegang saham, kreditor, badan pemerintahan, dan publik lainnya yang mempunyai hubungan bisnis dengan perusahaan. Sedangkan untuk masyarakat umum seperti calon pelanggan, pelanggan, akademisi, periset, dan sebagainya, biasanya dapat memperoleh informasi tentang profil perusahaan melalui website.

Rachmat Kriyantono dalam "Public Relations Writing: Media Public Relations Membangun Citra Korporat", menyatakan media cetak memiliki keunggulan dibandingkan media lainnya. Media cetak terdokumentasi dan terekam. Publik bisa secara mudah membawa dan menyimpannya dirumah. Media audiovisual maupun internet harus menggunakan alat khusus seperti disc atau video untuk mendokumentasikan dan membutuhkan cd player atau komputer untuk melihatnya. Media cetak dapat dilihat atau dinikmati berulang kali.  Company profile dapat dibaca berkali-kali sehingga memudahkan daya ingat. Orang harus merekam dahulu untuk dapat melihat video atau harus ke warung Internet membaca atau melihat company profile via website. Media ceta juga lebih luas jangkauannya. Company profile bentuk cetak dimungkinkan dapat menjangkau publik secara luas. Semua orang bisa membacanya dengan mudah. Sedangkan audio visual dan website, sasarannya lebih terbatas.

Ketiga media tersebut biasanya dipadukan. Selain membuat yang tercetak, perusahaan juga mrnyediakan bentuk audio visual dan website. Company profile audiovisual, sangat tepat diputar saat menerima kunjungan tamu dalam program company visits, sehingga PR tidak perlu panjang lebar menjelaskan tentang profil perusahaan, baru pada forum tanya jawab, PR bisa menjawab pertanyaan pengunjung secara detail. Perusahaan besar biasanya menggunakan media ini pada saat proses recritment, para pelamar yang telah melewati beberapa tahapan dan lolos seleksi, dikumpulkan di satu ruangan untuk mengenal lebih jauh tentang sejarah perusahaan, jajaran direksi, kantor-kantor cabang, dan sebagainya, untuk mempermudah kerja bagian SDM. Siapapun yang menggunakan company profile, hal tersebut selain mempermudah, juga sebagai salah satu sarana efektif untuk publikasi perusahaan.***

Newsletter

Newsletter is a periodically published work containing news and anouncements on some subject, typically with a small circulation. 

newsletter adalah publikasi yang berisikan tentang berita dan pengumuman yag diterbitkan dengan sirkulasi skala kecil. Newsletter biasanya merupakan publikasi internal suatu perusahaan.

Pentingnya PR Memahami Newsletter
Peran PR sebagai fungsi manajemen yang salah satunya adalah sebagai fasilitator komunikasi, namun pembahasan ditekankan untuk khalayak eksternal seperti press release, advertorial, dan poster. Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai fungsi PR sebagai fasilitator komunikasi internal dengan menggunakan alat komunikasi internal yaitu newsletter agar informasi yang disampaikan bersifat merata ke seluruh jajaran dalam organisasi.

Sebelum dibahas lebih lanjut mengenai newsletter, akan dijabarkan terlebih dahulu mengenai arus komunikasi  organisasi dan komunikasi dalam organisasi. Arus komunikasi tersebut terbagi menjadi tiga dimensi, yaitu:

(1) Komunikasi Vertikal
Adalah komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu komunikasi dari pimpinan organisasi (downward communication) dan dari staf organisasi ke level pimpinan (upward communication). Downward communication dapat berupa instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, dan penugasan, sedangkan upward communication berupa laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran, hingga dalam bentuk pengaduan.

(2) Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi antar satu level, antara karyawan dengan karyawan lainnya, dan antar pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya. Bisa juga terjadi komunikasi horizontal yang bersifat komunikasi silang (cross communication), artinya bisa melebar kesamping atau juga secara diagonal antar para karyawan dengan pimpinan departemen lain yang terlibat suatu pekerjaan dalam sebuah sistem komunikasi yang dipergunakan oleh organisasi.

(3) Komunikasi Eksternal
Merupakan komunikasi yang berlangsung atau terjadi dua arah antara pihak organisasi dengan pihak luar seperti rekan bisnis, kreditur (perbankan), konsumen, distributor, pers, dan pemerintah. Keberhasilan dalam membina komunikasi eksternal, juga sekaligus merupakan keberhasilan praktisi PR dalam upaya memperoleh dukungan, pengertian, kepercayaan, partisipasi, kerjasama, dan lain sebagainya dengan pihak publiknya.

Dalam praktiknya, komunikasi organisasi bukan sekedar berupa instruksi, penugasan petunjuk pelaksanaan kerja, laporan kerja dan pelaksanaan tugas. Namun komunikasi dimaksudkan untuk menjaga stabilitas hubungan antara organisasi dengan khalayak internal, dan sebagian khalayal eksternal, mempererat hubungan antar keduanya, dan menjamin informasi yang up-to-date dan bermanfaat. Salah satu dari banyak media dan sarana komunikasi, yang dapat fokus pada informasi bagi khalayak internal dan bersifat continue adalah melalui newsletter.


Definisi dan Pemahaman Newsletter
Newsletter merupakan alat komunikasi yang dibuat oleh praktisi PR, yang dikenal dengan sebutan editorial, yang diterbitkan secara berkala untuk kalangan sendiri (Rachmat Kriyantono: 2008). Pengertian lain mengenai newsletter diutarakan oleh Rosady Ruslan (2006), yaitu penerbitan inggriya yang sederhana untuk menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada khalayaknya. Topik yang disampaikan lebih fokus dengan khalayak sasaran yang lebih terarah. Asal mulanya, newsletter adalah ‘house journal’, yang dipergunakan  oleh praktisi PR untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, atau konsumen.

Pada dasarnya, newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan, tidak diperjual belikan (private publication), namun ada newsletter yang diperuntukkan khalayak eksternal. Newsletter internal dan eksternal biasanya dijumpai pada perusahaan besar yang area usahanya luas dan kompleks, dan memiliki anggaran dana khusus yang besar untuk memfasilitasi informasi perusahaan kepada khalayaknya. Dengan membuat newsletter, semakin membuktikan bahwa PR adalah wartawan yang melaksanakan profesi jurnalistik (journalist in resident), yang dalam pembuatan newsletter terdapat tahap pekerjaan jurnalistik, seperti mencari berita, menulis berita, mengedit, mengatur tata letak (layout), hingga percetakannya (Rachmat Kriyantono: 2008).


Fungsi Newsletter
Sebagai alat komunikasi organisasi, newsletter mencakup informasi yang perlu diketahui oleh khalayak internal dan eksternal yang meskipun dalam penyajiannya terkadang dibuat terpisah, newsletter diharapkan berfungsi untuk:

1. Memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan. Antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan.
2. Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan, sehingga terjadi two-ways communication (komunikasi dua arah). Karyawan misalnya, bisa memperoleh informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.
3. Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan pihak lain.
4. Sebagai wahana penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal.
5. Sebagai representatif citra korporat di mata publik, baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukkan citra siapa pembuatnya.

Jenis Isi Newsletter
Informasi dan isi dari newsletter bervariasi. Beberapa jenis isi yang bisa dimasukkan dalam terbitan newsletter antara lain:

•  Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan perusahaan. Misalnya, rapat pemegang saham, pameran dagang atau exhibition, menggelar seminar & workshop, dan sebagainya.
• Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan karyawan. Misalnya kegiatan karyawan dalam proses produksi, kegiatan olah raga bersama, employee gathering, kegiatan perayaan hari besar perusahaan atau nasional yang diikuti oleh karyawan. 
• Tulisan khusus tentang profil karyawan dan pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi. Misalnya menulis profil pengabdian karyawan yang loyal selama puluhan tahun, atau profil karyawan teladan terbaik bulan ini. Maupun memperkenalkan profil personil baru perusahaan.
• Artikel-artikel opini, baik dari PR maupun dari manajemen dan karyawan. Misalnya PR menulis tentang perlunya produktivitas kerja untuk meningkatkan kesejahteraan bersama.
• Surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik dan saran, atau harapan-harapan karyawan.

Teknik Penulisan Newsletter
Poin-poin penting yang harus dipertimbangkan oleh PR dalam membuat newsletter adalah sebagai berikut:
Siapa sasaran newsletter
Penentuan khalayak sasaran ini sangat penting diuraikan karena berkaitan dengan rencana isi atau materi informasi yang harus disesuaikan dengan kebutuhan pembaca. Termasuk disini adalah cakupan pembaca. Selain itu juga sebagai dasar penentuan anggaran serta tata bahasa yang dipilih.

Jenis informasi yang ditampilkan
Menampilkan informasi yang bersifat “activityprogress report” yaitu, tentang aktivitas dalam perusahaan. Berisi artikel-artikel opini, karya tulis ilmiah, dan sebagainya. Akan lebih baik jika isi newsletter bervariasi. Jenis informasi ini tergantung pada jenis newsletter:
 Newsletter ditujukan untuk publik internal atau eksternal, dibuat secara terpisah, atau cukup satu newsletter dan mencakup semua khalayak sasaran.
Jenis informasi ditujukan untuk media komunikasi interaksi antara karyawan dengan manajemen.
 Newsletter ditujukan untuk membantu pihak supplier memahami dan menjual produk perusahaan.

Anggaran
Semakin luas khalayak sasaran yang dijangkau tentu akan membutuhkan biaya lebih besar. Anggaran juga ditentukan oleh bagaimana bentuk wajah newsletter. Newsletter yang dalam penyajiannya dalam bentuk lux dan berwarna tentu semakin mahal.

Kontinuitas
PR harus merencanakan kontinuitas waktu terbit. Diharapkan newsletter bisa terbit secara berkala. Jika waktu terbitnya tidak konsisten akan mempengaruhi kepercayaan khalayak sasaran. Termasuk disini adalah penetapan jalur distribusi kepada pembacanya.

Gaya dan format
Berkaitan dengan gaya bahasa, tipografi huruf, layout, jenis kertas, jenis terbitan (majalah, tabloid misalnya), perimbangan rubrik-rubriknya.
Gaya bahasa newsletter dikemas semenarik mungkin, komunikatif, dan jauh dari kesan formal agar tidak menghambat jalinan komunikasi antara manajemen dengan karyawan.
Gaya bahasa yang formal dan kaku sering dijumpai pada newsletter yang dibuat oleh lembaga pendidikan maupun pemerintahan.
Proses percetakan, termasuk bentuk cetakan, deadline dan jadwal konsisten diterbitkannya newsletter, cara mencari berita atau siapa sumber berita.
Nama newsletter perlu ditata dengan baik, menarik, mudah diingat, dan mampu merepresentasikan jiwa perusahaan.


Langkah-langkah penulisan newsletter
(1) Menentukan materi informasi
PR sebagai pemimpin redaksi sekaligus pencari berita bertanggung jawab atas ketersediaan materi informasi yang akan dimuat. Disini akan dilakukan beberapa aktivitas pekerjaan, yaitu:
Mencari materi atau berita yang akan diinformasikan
Menulis materi yang akan disajikan
Wawancara nara sumber berita
Penentuan tata letak serta desain grafis


Newsletter yang ditujukan untuk khalayak internal mencakup materi tentang:

• Tujuan-tujuan manajemen, seperti pergantian struktur dan kebijakan baru yang harus disebarkan secara merata dan diketahui oleh khalayak internal.
• Dorongan moral kerja karyawan, seperti menampilkan karyawan terbaik bulan ini, karyawan teladan tahun ini, dan pemberian hadiah sebagai motivasi.
• Kegiatan-kegiatan perusahaan yang melibatkan pimpinan dan karyawan, seperti perayaan hari jadi perusahaan, hari besar nasional, dan sebagainya.

Newsletter yang ditujukan untuk khalayak eksternal mencakup materi tentang:

• Kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan khalayak eksternal khususnya masyarakat yang menjadi target pasar, seperti sosialisasi himbauan masyarakat, kegiatan corporate social responsibility, dan sebagainya.
• Kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan konsumen yang bertujuan untuk memunculkan rasa “sense of belonging” dan dapat menarik perhatian konsumen untuk berpartisipasi, misalnya informasi tentang potongan harga bulan ini, member gathering, konsumen yang memenangkan undian, dan sebagainya.
• Kegiatan pemberian penghargaan atau award yang dimenangkan oleh perusahaan dalam kompetisi sebagai perusahaan terbaik atau perusahaan yang memproduksi kualitas produk terbaik berdasarkan survey konsumen maupun pihak lain seperti pemerintah dan badan internasional

(2) Mencari berita
PR dalam mencari materi berita untuk newsletter sama halnya dengan tugas jurnalistik. PR bisa mencari berita melalui interview, menggali data dokumen atau artikel-artikel lain. Lebih baik lagi bila PR melibatkan karyawan untuk menyumbangkan tulisan mereka.

(3) Tentukan batas deadline
Dalam pembuatan newsletter dikenal prinsip “newsletter akan kehilangan wibawanya bila sering terlambat terbit dan tidak bisa dipastikan kapan”. Disiplin terhadap waktu terbit newsletter menunjukkan bahwa PR konsisten dalam memberikan informasi kepada khalayaknya.

(4) Memberi foto atau gambar menarik
Newsletter sebaiknya dicetak pada kertas yang berkualitas baik serta diberi variasi foto yang menarik, yang dapat mewakili setiap tulisannya. Perwajahannya pun harus menarik sehingga menarik kesan lux. Newsletter membawa citra perusahaan, jika bentuk dan penyajiannya baik, maka akan mendukung citra perusahaan menjadi semakin positif.

(5) Mengedit dan mengatur naskah
Praktisi PR harus bisa berlaku sebagai seorang editor yang baik, sehingga mampu memperbaiki naskah-naskah yang kurang baik. Dalam tahapan ini, PR mengedit tulisan, format newsletter, jumlah artikel yang dimuat, dimana foto-foto akan diletakkan, desain animasinya, bagaimana headline-nya, dan sebagainya.

(6) Newsletter bukan media promosi
Sekali lagi, newsletter adalah media komunikasi yang berisi tentang aktivitas manajemen, karyawan, konsumen, dan publik lainnya. Newsletter bukan media penjualan produk, sehingga bentuk dan penyajiannya harus dibedakan dengan brosur untuk promosi penjualan dan menghindari kesan menjual.

(7) Melakukan ulasan
Setelah newsletter terbit, tugas PR sebagai editor adalah mengulas terbitan baru tersebut. PR harus mengulas bagaimana respon pembacanya. Pada prinsipnya, PR harus memastikan agar terbitan berikutnya dapat diperoleh hasil yang lebih baik (for better tomorrow).

PR dalam membuat newsletter diharapkan dapat mengacu pada teknik penulisan seperti yang dijelaskan diatas. Namun pada praktinya, PR memiliki keluwesan dan keleluasaan dalam menentukan bentuk dan penyajian newsletter yang menurutnya terbaik bagi khalayaknya dan mencerminkan culture di masing-masing perusahaan. Perlu diingat bahwa, setiap perusahaan mempunyai ciri dan gaya masing-masing dalam mengungkapkan citra dirinya, dan PR yang paling memahami bagaimana mengekspresikan perusahaannya di mata khalayaknya tersebut.