Perencanan dan Operasional Usaha

Dalam memulai usaha baru perlu dibuat perencanaan yang matang, baik yang menyangkut input, proses, output, maupun rencana pemasarannya. Untuk membuat usaha baru, kita harus benar-benar memahami proses bisnis dari A sampai Z tentang usaha yang akan digeluti seperti bidang usaha, lokasi, perizinan, teknologi, pemasaran, dan risiko-risikonya. Sebagai contoh suatu usaha yang memperhatikan hal-hal tersebut di atas, yaitu antara lain :

Pisang Goreng Mr. Banana
Uya Kuya (Artist) meraih keberhasilan usahanya terletak pada perencanaan yang matang tentang penentuan lokasi, keterlibatan masyarakat, berbisnis dengan sepenuh hati, dan menciptakan produk berkualitas.

Usaha Kosmetik Tradisional
Hermin Setiawati (pengusaha Salon Kecantikan) yang mengawali usahanya dengan memanfaatkan ruangan tamu, yang serba terbatas, tetapi dengan kerja keras dan memberikan pelayanan kualitas akhirnya berhasil dan sukses.

1. Kaidah Perencanaan Usaha
Perencanaan yang baik akan mendorong rasa percaya diri yang tinggi dan rasa optimis untuk sukses dari usaha yang dikelolanya. Usaha yang sudahdirencanakan dengan baikpun kadang kala mengalami gegagalan, hal ini bisa terjadi karena adanya ketidakpastian dan kurang jeli dalam melihat peluang dan menentukan jenis usaha apa yang akan dikelola. Perencanaan yang untuk sebuah usaha perlu dirumuskan, untuk itu cobalah berpikir dengan SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Reasonable, Trackable), yang dapat diuraikan satu per satu sebagai berikut :

• Spesific, perencanaan yang dibuat tidak bermakna ganda, sehingga pencapaian tujuan akan lebih terarah karena dalam perencanaan tersebut lebih terfokus dan sangat jelas mengenai apa yang diinginkan.
• Measurable, perencanaan yang dibuat harus dapat terukur, sehingga kita tahu kapan perencanaan tersebut akan tercapai. Misalnya target penjualan untuk perdana 25 unit untuk wilayah Jakarta Timur. Jadi target harus jelas dan terukur.
• Achievable, perencanaan yang telah dibuat tersebut harus tercapai, jangan terlalu jauh memikirkan hal-hal yang besar, kita harus memecahkan menjadi lebih kecil dan tercapai. Jika tidak alam bawah sadar kita akan menolaknya.
• Reasonable, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual dan realistis. Artinya, apa yang dirumuskan sangat masuk akal dan rasional. Jika tidak alam bawah sadar kita akan menolaknya.
• Trackable atau Timely , perencanaan yang telah dibuat dalam pencapaian tujuan usaha, harus dapat dilacak untuk mengetahui setiap kemajuannya. Setiap target harus mempunyai batas waktu pencapaian untuk melihat apakah usaha kita berhasil atau tidak.

2. Penentuan Lokasi & Fasilitas Pendukung (Layout)
Lokasi sangat menentukan keberhasilan suatu usaha, tanpa mempertimbangkan dengan baik dalam menentukan lokasi, maka akan berakibat pada sepinya pengunjung atau tidak dapatnya perusahaan melakukan perluasan. Untuk memilih lokasi perlu dipertimbangkan sesuai keperluannya, yaitu antara lain :

1. Lokasi kantor, yaitu diperuntukkan sebagai tempat pengendalian kegiatan operasional unit di bawahnya.
2. Lokasi pabrik, yaitu lokasi yang digunakan untuk melakukan proses produksi barang atau jasa.
3. Lokasi gudang, yaitu merupakan tempat penyimpanan barang milik perusahaan baik barang yang masuk maupun barang yang keluar.
4. Lokasi cabang, yaitu lokasi kegiatan usaha perusahaan dalam melayani konsumennya langsung pada wilayah-wilayah tertentu.

Dalam menghindari ekonomi biaya tinggi yang dapat merugikan dan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam penentuan lokasi yaitu :

• Dekat dengan pasar
• Dekat dengan sarana transportasi
• Pasokan tenaga kerja
• Listrik, air dan sarana prasarana lainnya
• Dekat dengan lembaga keuangan
• Dekat dengan kawasan industri pendukung
• Dekat dengan pusat pemerintahan
• Lokasi dapat dikembangkan
• Pertimbangan hukum, sosial dan budaya masyarakat
• Dekat dengan pelabuhan, bandara, stasiun dan terminal
• Besarnya nilai investasi untuk lokasi
• Nilai ekonomis masa datang dari lokasi
• Iklim dan tekstur tanah dan lainnya

Perusahaan harus menentukan tujuan yang hendak dicapai dan pertimbangan lainnya, yaitu :

• Perusahaan dapat menentukan lokasi yang tepat, baik lokasi pabrik, gudang, kantor pusat maupun kantor cabang.
• Mempertimbangkan urutan produksi dari proses bahan baku, setengah jadi, sampai barang jadi
• Perusahaan dapat menentukan kapasitas atau metode persediaan yang paling baik untuk dijalankan sesuai dengan bidang usaha yang dijalankan
• Perusahaan dapat menentukan tata letak (layout) yang sesuai dengan mesin atau teknologi yang digunakan dan dapat menjamin tersedianya lahan untuk pengembangan
• Kemudahan dalam perawatan dan fleksibilitas
• Dapat menentukan kualitas dan keselamatan kerja yang dibutuhkan karyawan baik sekarang maupun mendatang
• Posisi sinar matahari, pendingin dan kebisingan suara
• Dan pertimbangan lainnya yang memberikan efisiensi

3. Pengorganisasian dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Struktur organisasi diperlukan seiring dengan berkembangnya suatu usaha. Usaha yang menjadi besar membutuhkan semakin banyak bahan baku, proses produksi dan pemasaran. Semakin banyak orang yang terlibat semakin kita membutuhkan organisasi.

Bagaimana struktur organisasi dapat membantu pencapaian tujuan perusahaan? Ada tiga aspek yang harus diperhatikan, yaitu:

• Struktur organisasi harus mendukung tercapainya keberhasilan implementasi atau operasionalisasi rencana dengan mengalokasikan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya untuk mengerjakan tugas-tugas yang harus dikerjakan.
• Struktur organisasi harus memberikan kejelasan pada karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka.
• Struktur orgnisasi harus membantu dalam proses pegambilan keputusan dan memproses informasi yang dibutuhkan.

Struktur organisasi berbentuk unitary membagi perusahaan berdasarkan fungsi-fungsi usaha, diantaranya produksi, keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. Struktur ini banyak ditemukan pada perusahaan-perusahaan manufaktur atau pabrikasi.

Sedangkan multidivisional membagi kegiatan ke dalam beberapa divisi sebagai profit center. Direktur utama bertindak sebagai koordinator divisi-divisi dan berkoordinasi dengan kantor pusat.

Proses pengelolaan SDM pada usaha yang mulai kompleks dapat dimulai dari menentukan jabatan dan jenis pekerjaan yang dibutuhkan, kemudian menentukan tugas, wewenang dan tanggung jawabmasing-masing jabatan. Untuk itu perlu beberapa hal yang berkaitan dengan proses pengelolaan SDM, sebagai berikut antara lain :

• Analisis pekerjaan dilakukan untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan tertentu.
• Perencanaan SDM merupakan suatu kegiatan yang secara sistematis memperkirakan kebutuhan jumlah dan kualitas sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan.
• Pengadaan tenaga kerja (procurement), adalah kegiatan untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat. Kegiatan ini meliputi penarikan (recruitment), seleksi (selection) dan penempatan (placement).

Beberapa pertimbangan yang dapat dijadikan kriteria penilaian tenaga kerja untuk dijadikan karyawan, yaitu :
Capability, kemampuan nalar, kecerdasan, cara berpikir sistematis Capacity, Character, Credibility, Commitment, Creativity, dan Compatibility,
• Pelatihan dan Pengembangan
• Kompensasi
• Perencanaan Karir
• Keselamatan & Kesehatan Kerja
• PHK

Pendekatan Mutu Terhadap Proses Operasionalisasi
Total Quality Management (TQM) yaitu adanya kemauan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus, yang melibatkan semua karyawan. Program TQM memiliki dua sisi kualitas yaitu hard side of quality dan soft side of quality.

• Sisi hard side of quality meliputi semua upaya perbaikan proses produksi mulai dari desain produk sampai dengan penggunaan alat-alat pengendalian seperti Quality Function Development, Just In Time dan Statistical Prosses Control), dan perubahan organisasional lainnya.
• Penekanan soft side of quality lebih terfokus pada upaya menciptakan kesadaran karyawan akan pentingnya arti kepuasan konsumen dan menumbuhkan komitmen karyawan untuk selalu memperbaiki kualitas.

Kepemimpinan Wirausaha
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam kepemimpinan wirausaha, antara lain:

• Pemimpin yang baik harus mampu mempengaruhi orang lain dengan memberikan teladan, memberi pandangan masa depan, melakukan bimbingan atau konsultasi dan memberi motivasi.
• Seorang pemimpin usaha harus pandai membangun sistem yang mendorong karyawan untuk terus menerus mau bekerja keras demi tercapainya tujuan perusahaan.
• Seorang wirausahawan harus terus menerus mengasah kemampuan kepemimpinannya.
• Kepemimpinan harus mempunyai otoritas untuk memberikan sebagian kekuasaan kepada karyawan.

Perizinan dan Pendirian Badan Usaha
Beberapa perizinan yang harus diurus sesuai dengan bidang usahanya, antara lain:

• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) - melalui Departemen Perdagangan
• Surat Izin Usaha Industri (SIUI) – melalui Departemen Perindustrian
• Izin Domisili - melalui kelurahan setempat
• Izin Gangguan - melalui kelurahan setempat
• Izin Mendirikan Bangunan (IMB) - melalui Pemda setempat
• Izin dari instansi atau departemen teknis yang terkait, sesuai bidang usaha yang dijalankan, seperti: (1) Izin tenaga kerja asing, jika memiliki pekerja asing, didapat melalui Departemen Tenaga Kerja, (2) Izin usaha peternakan - melalui Departemen Pertanian, dll.

Contoh dalam mendirikan badan usaha berbentuk perseroan terbatas, persekutuan komanditer, dan sebuah yayasan:

• Mengadakan rapat umum pemegang saham, dimana semua calon pemegang saham menetapkan segala hak dan kewajibannya dan membuat notulensi sebagai bukti autentik.
• Membuat akte notaris.
• Mendaftarkan di Pengadilan Negeri untuk mendapatkan pengesahan.
• Dicatat melalui berita negara dalam lembaran negara.

Bahan Bacaan:

• Kewirausahaan, Membangun Usaha Sukses Sejak Usia Muda, Suharyadi, Arissetyanto Nugroho, Purwanto S.K., Maman Faturohman, Salemba Empat, 2007.
• Kewirausahaan Indonesia Dengan Semangat 17-8-45, Puslatkop dan PK, Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil, Jakarta, 1995.
• Kewirausahaan (Pedoman praktis, Kiat dan Proses Menuju Sukses), Dr. Suryana, Salemba Empat, 2003.
• Kewirausahaan Teori dan Praktek, Seri Manajemen 77 PPM, Geoffrey. Meredith
• Pengantar Kewirausahaan, Kerangka Dasar Memasuki Dunia Bisnis, Edisi Pertma, Drs. Masykur Wiratmo, Msc, BPFE, Jogyakarta
• Dasar-dasar Kewirausahaan, Drs. Astim Riyanto, SH, MH, Yapemdo, Bandung
• Pedoman Perencanaan Usaha, Edisi keenam, Devid H. Bangs, Jr, Erlangga,
• Entepreneurship Creativity & Organisasi, Te+t, Case, & Reading, John Kao, Prentice Hall, Englewood, New Jersey