Konsepsi Manajemen
Manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus dalam membentuk organisasi. Setiap organisasi mempunyai orang yang bertanggung jawab terhadap organisasi untuk mencapai sasaranya. Sejauh mana keberhasilan organisasi mencapai tujuanya dan memenuhi tanggungjawab sosialnya, banyak tergantung pada para manajernya. Bila para manajer melakukan tugasnya dengan baik maka suatu organisasi semakin besar kemungkinan untuk mencapai tujuan.
Lebih spesifik lagi, manajemen didefinisikan dalam 4 fungsi yaitu: (1) perencanaan, (2) mengorganisasikan, (3) memimpin, dan (3) mengendalikan. Jadi dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan proses membuat perencanaan hingga mengendalikan berbagai usaha dari anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran.
Fungsi Manajemen
Merencanakan
Memikirkan dengan matang segala sasaran dan tindakan berdasarkan pada beberapa rencana atau logika, bukan pada perasaan.
Rencana merupakan pedoman sebuah organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan, supaya anggota organisasi melaksanakan aktivitas yang konsisten dengan tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan serta untuk memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak memuaskan.
Mengorganisasikan
Adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjan, wewenang dan sumber daya diantara organisasi sehingga mereka dapat mencapai sasaran organsasi.
Memimpin
Meliputi mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas. Kegiatan memimpin ini menyentuh hubungan mamajer dengan semua orang.
Mengendalikan
Fungsi pengendalian manajemen meliputi menetapkan prestasi kerja, mengukur prestasi saat ini, membandingkan prestasi dengan standar yang telah ditetapkan dan mengambil tindakan korekif bila ada penyimpangan yang dididteksi.
Peran Manajerial
Stoner dalam bukunya manajemen menjelaskan pengertian-pengertian diatas. Disamping itu ada hal penting yang harus diketahui adalah mengerti peran dari manajer.
Mintzberg mengemukakan teori tentang peran manajerial adalah sebagai berikut:
Peran antar pribadi
Tokoh, menjalankan tugas seremonial sebagai kepala unit, disini adalah simbol/personifikasi baik untuk anggota organisasi maupum untuk orang luar organisasi.
Pemimpin, manajer bekerja dengan dan melalui orang lain, mereka bertanggungjawab atas kegiatan bawahan baik keberhasilan maupun kegagalan.
Penghubung, manajer harus dapat bekerja dengan setiap orang baik di luar maupun di dalam organisasi. manajer menjalin hubungan dengan pihak lain untuk mendapatkan dukungan bagi usulan atau keputusan mereka dan bisa daling bekerjasama mewujudkan berbagai macam kegiatan.
Peran informasi
Menerima dan meneruskan informasi merupakan aspek terpenting dari pekerjaan seorang manajer, menurut Mintzberg ada 3 peran informasional:
Pemantau, para manajer hendaknya tidak berhenti dalam mencari informasi yang bermanfaat baik dari dalam maupun dari luar organisasi..
Penyebar, manajer menyalurkan informasi penting kepada bawahan. Menjada tanggungjawab manajer bahwa anak buah/bawahan mendapat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas mereka.
Juru bicara, manajer juga bertugas menyalurkan informasi diluar unit kerja mereka. Manajer juga bertugas agar atasan mereka selalu menjadi orang yang memiliki informasi paling baik dan akurat.
Peran pengambilan keputusan
Wiraswastawan, manajer harus selalu berupaya meningkatkan unit-unit merka dan selalu memprakarsai perubahan berdasarkan kreatifitas mereka.
Pereda gangguan, para manajer diharapkan mampu menyelesaikan masalah masalah yang sulit sekalipun dan mampu membuat keputusan-keputusan yang mungkin tidak diharapkan. Untuk melakukan hal ini manajer harus mampu berpikir analitis dan konseptual. Berpikir analitis berarti mencakup/merinci masalah ke dalam komponen-komponennya, menganalisis komponen-komponen ini dan selanjutnya menewarkan pemecahan/solusi yang masuk akal. Berpikir konseptual artinya mampu melihat tugas keseluruhan secara abstrak dan mengaitkanya dengan tugas-tugas lain.
Mengalokasikan sumber daya, sumberdaya selalu terbatas jumlahnya dan tugas manajer disini adalah mengatur/mengelola hingga terjadi keseimbangan antara berbagai tujuan dan kebutuhan.
Perunding, manajer bertugas sebagai perunding dalam organisasi pada saat misalnya terjadi perselisihan. Beberapa dari perundingan itu melibatkan organisasi luar.
ORGANISASI
Berbicara tentang manajemen maka kita tidak lepas dari pembicaraan organisasi. kapan kita berorganisasi? Sering kita tidak merasa bahwa kita pernah terlibat dalam organisasi karena mungkin dalam benak kita organisasi adalah selalu formal dan kita harus sebagai pelaku dalam organisasi itu. Tanpa disadari hampir seluruh hidup kita bersinggungan dengan organisasi. contoh perkumpulan olah raga, perkumpulan mahasiswa, dunia kerja, organisasi keagamaan bahkan pada saat kita dirawat di rumah sakit ’misalnya, semua itu bentuk singgungan kita dengan organisasi sekalipun dalam organisasi tersebut kita berperan sangat kecil/menjadi bagian dari sebuah organisasi. muncul pertanyaan, apa itu organisasi.
Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehinga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkunganya.
Pada dasarnya sebuah organisasi terdiri dari 2 sumber daya penting yaitu technologi dan manusia.
Sumber daya tehnologi meliputi bahan mentah, peralatan dan perlengkapan, dan modal.
Sumber daya manusia meliputi berbagai hal yang berhubungan atau menjadi bawaan dari manusia yaitu pekerjaan/kerja, ide serta keterampilan. Singkatnya dapat disimpulkan bahwa organisasi dapat eksis karena berkumpulnya dari sumber-sumber tersebut dan berkumpulnya individu yang mencurahkan potensi bersama-sama (sinergi keseluruhan dari sumber yang ada).
Jika kita bicara tentang organisasi maka kita dihadapkan pada kenyataan bahwa tiap tiap individu memiliki keterbatasan dn keterbatasan itu dapat diatasi jika individu itu mau saling bekerjasama. Ada beberapa prinsip dasar yang berhubungan dengan hal tersebut yang terdapat pada organisasi yaitu pada organisasi ditentukan oleh ukuran, aksi yang saling bergantung diantara anggota organisasi, waktu dan tempat, komunikasi, dan output.
Ukuran, unit yang paling dasar dalam sebuah organisasi adalah group yang terdiri dari 2 orang(diadik).
Ketergantungan, konsep ini sangat penting dalam organisasi. ketergantungan dipandang sebagai hubungan yang saling menguntungkan dan secara timbal balik saling mempengaruhi. Perilaku seseorang akan mempengaruhi perilaku yang lainya.
Dibatasi oleh waktu dan tempat, organisasi secara rutin melakukan interaksi dan berhubungan dengan lingkunganya dimana lingkungan tersebut menaruh harapan pada organisasi tersebut dan kadang-kadang kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kenyataan menjadi konflik yang harus difahami dan dikelola. Bentuk ketergantungan ini baik dari dalam maupun dari luar organisasi terjadi berulan ulang bahkan hampir membentuk sebuah pattern seperti masuknya sumber daya, pemerosesan sumber daya tersebut, dan muncul hasil. Jika salah satu dari rantai ketergantunga putus maka dapat berpengaruh terhadap orang lain.
Input, pada organisasi seperti pabrik (yang berhubungan operasi/produksi), input terdiri dari bahan baku, energy dan revenu sementara dalam organisasi sosial input terdiri dari sumber daya manusia seperti bakat, ide, keterampilan.
Aktivitas yang terkoordinasi, aktivitas yang dilakukan sehari-hari meliputi berfikir, berbicara, membaca, menulis, mendengarkan, mengoprasikan mesin, dll. Aktivitas tersebut terkoordinir karena tugas yang dilakukan terbagi-bagi atas tugas individu yang kadang-kadang dibakukan dalam sebuah departemen. Melalui koordinasi tugas ini dapat terlaksana. Individu atau anggota organisasi dapat bekerja bersama karena mereka dapat berkomonikasi. Hal ini secara khusus akan dibahas dalam bagian yang lain/selanjutnya.
Output, hasil/outcome dari aktivitas yang terkoordinir tersebut biasanya dilemparkan kepada lingkungan, dengan demikian organisasi dapat membeli bahan baku lagi dan melanjutkan produksinya (Myers et al,1982;4-6)
Dari hasil pembahasan di atas muncul dua pengertian yang berbeda satu dengan yang lain yaitu pengertian tentang organisasi dan pengorganisasian. Organisasi menggambarkan sebuah keadaan yang statis dari bentuk koordinasi sedangkan pengorganisasian menunjuk pada sebuah rangkaina proses dimana aktivitas yang terkoordinir dan tindakan dilakukan dengan baik.
KOMUNIKASI dalam ORGANISASI
Komunikasi di dalam organisasi
Pada jaman/era informasi ini manusia disuguhi banyak hal dan kemudahan kemudahan dari informasi atau komunikasi-komunikasi instan. Semua bidang membutuhkan informasi dan informasi menjadi asset yang vital seperti contohnya Marketing executives membutuhkan informasi akurat tentang produk baru, persaingan, dan pesaing, profile demografi, dll.
Perencana perusahaan membutuhkan informasi tentang perkembangan IPTEK, ekonomi, politik, trend sosial, dll. Pendek kata informasi menjadi benar-benar sangat penting. Jalan untuk mendapatkan info tersebut didapat melalui televisi, iklan, internet, dll. Hal ini memunculkan tren komunikasi instant. Memang komunikasi seperti ini secara substansial terpenuhi tapi kadang-kadang komunikasi seperti ini sering kehilangan makna.
Goldhaber mengembangkan dan menganalogikan kondisi ini dengan maraknya ”food” makanan yang secara substansi mengenyangkan tetapi hampir tidak bergizi. Begitu juga ahirnya manusia kehilangan kualitas komunikasi yang menyentuh hingga dialog terdalam di dalam diri manusia.
Penelitian membuktikan hal ini, bahwa komunikasi adalah fungsi yang sangat penting dal;am sebuah prganisasi bahkan dalam sebuah penelitian juga terbukti bahwa korelasi antara komunikasi dan efektifitas organisasi sangatlah tinggi. Responden yang diteliti setuju bahwa komunikasi dapat diibaratkan sebagaib perekat organisasi, minyak pelumas yang melicinkan fungsi organisasi, benang pengikat sestem, kekuatan yang meliputi organisasi, alat pengikat yang mendasari hubungan dalam perusahaan (Goldhaber, 1990;5)
Informasi dan komunikasi
Informasi
Dua kata kunci yang paling penting dalam pengertian informasi adalah patterning (menentukan pola) dan ketidak pastian. Secara singkat kata kunci tersebut diterangkan melalui contoh di bawah ini:
Pada saat anda di awal kuliah anda pasti masih bingung dengan suasana kuliah karena kuliah berbeda dengan saat anda berada di bangku SMA, pertama kali berhadapan dengan para dosen anda sama sekali belum memiliki bayangan seperti apa dosen itu? Bagaimana cara mengajarnya? Hal-hal yang disukai dan tidak disukai oleh dosen tersebut, dll. Pada saat pertama anda mengalaminya milai pikiran anda dengan dibantu oleh indera pembuat pola atas pertanyaan tersebut, itulah informasi yang anda dapatkan. Ketidakpastian berlaku untuk menjelaskan bahwa pola tersebut tidak sama bagi semua situasi dan kondisi tetapi minimal pola yang ada dapat meminimalisir segala bentuk kepastian. Seperti misalnya dikuliah berikutnya meskipun anda belum kenal dengan dosen pengajar atau mata kuliahnya tetapi karena anda sudah mamiliki pola sebelumnya, pola tersebut mengurangi ketidakpastian atas keingintahuan anda.
Komunikasi
Semua komunikasi mengandung informasi tetapi tidak semua informasi adalah komunikasi. Komunikasi menunjuk kepada suatu pembentukan pola yang diekspresikan melalui bentuk simbol.
Ada 2 syarat utama sebuah komunikasi baik itu diantara 2 orang / lebih :
1. Harus terjadi pertukaran sistem symbol
2. Terjadi asosiasi dalam pertukaran simbol tersubut (lihat lagi materi komunikasi terutama ttg prinsip-prinsip komunikasi).
Fungsi komunikasi dalam organisasi
Dalam pandangan tentang organisasi secara keseluruhan ada 3 fungsi utama komunikasi di dalam organisasi:
1. produksi dan regulasi
Komunikasi berhubungan dengan pekerjaan terselesaikan dan membantu tercapainya tujuan organisasi. sebagai contoh dalam sebuah produksi komunikasi ada pada informasi penjualan, pesan quality control, anggaran, dll. Fungsi komunikasi yang meliputi pesan bagi seluruh anggota organisasi untuk:
➢ Menentukan goals dan objectives
➢ Menentukan area permasalahan
➢ Mengevaluasi performa
➢ Secara fungsional mengkoordinir tugas yang saling bergantung/berhubungan
➢ Menentukan standart dan performa output
➢ Memberi komando pada orang-orang tentang hal yang harus dikerjakan
➢ Memberi instruksi bagaimana melakukan pekerjaan, mengembangkan prosedur dan memahami kebijakan
➢ Memimpin dan mempengaruh
2. Inovasi
fungsi di dalam perusahaan, komunikasi antar anggota, atas bawahan maupun bawahan atasan adalah untuk mendapatkan informasi baru(sesuatu yang inovatif bagi perusahaan). Atau secara teknis inovasi juga merupakan bahasan khas di dalam
Organisasi adalah mengenai cara mengomunikasikan segala sesuatu yang baru yang terjadi di dalam organisasi.
3. sosialisasi dan perbaikan
Fungsi ketiga dari komunikasi di dalam organisasi meliputi harga diri anggota.
Hubungan interpersonal dalam organisasi dan menimbulkan motiasi untuk menunjukan integritas diri bagi pencapaian tujuan perusahaan. Didalam organisasi ketiga fungsi tersebutdipandang atau dijalankan dalam konteks hubungan yang khusus yaitu hubungan antara:
ATASAN-BAWAHAN/DOWNWARD COMMUNICATION
Ada 5 fungsi dasar yaitu
1. Arahan tugas atau instruksi kerja
2. Bentuk atau disain informasi untuk membentuk pengertian atas tugas yang berhubungan dengan tugas tugas lain dalam perusahaan
3. informasi mengenai prosedur organisasi dan prektek-prekteknya
4. umpan balik kepada bawahan tentang kinerja mereka
5. tujuan untuk indoktrinasi bawahan tentang”ideologi”yang dianut perusahaan
HORIZONTAL COMMUNICATION
Komunikasi diantara orang-orang dalam satu level. Ada 3 fungsi clear dalam hal ini yaitu:
1. Mendukung emosi sosial antar karyawan selevel
2. Koordinasi antar jabatan
3. Pembagian kewenangan dan tanggungjawab
BAWAHAN-ATASAN/UPWARD COMMUNICATION
Biasanya komunikasi ini meliputi topik-topik/permasalahan mengenai:
1. Diri sendiri/pribadi, kinerja dan masalah
2. Tentang yang lain dan masalah-masalah dengan yang lain
3. Tentang kebijakan dan praktek dalam organisasi
4. Tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar