Terdapat berbagai pendekatan dalam mengelola program-program PR untuk kepentingan berbagai publik, sebagai contoh komunitas sekeliling biasanya merupakan target sangat penting dalam program PR secara komprehensif termasuk kegiatan secara berkala penerbitan buletin, pembinaan dikalangan berbagai media, baik cetak maupun media elektronik, penyelenggaraan acara-acara serta pemberian sponsor.
Pelaksanaan proyek kegiatan PR dapat berjalan dengan baik dan memperoleh hasil berdasarkan target yang diharapkan apabila seorang PR memiliki keleluasan kewenangan dalam menjalankan proyek serta diberikan kepercayaan untuk mengelola program dalam skala makro maupun skala mikro. Begitu pula diberikan anggaran biaya sebagai faktor pendukung suksesnya acara kegiatan yang dilakukan. Proyek kegiatan PR dapat dikatakan berhasil guna apabila mendapat support dari berbagai pihak seperti manajemen puncak ataupun dewan direksi, selain itu juga harus dilengkapi dengan personil yang handal serta profesional pada keahlian yang dikuasainya, tanpa adanya dukungan tersebut pelaksanaan proyek kegiatan program public relations tidak akan dapat terlaksana dengan baik dan target akan diperoleh tidak memenuhi standar operasional proyek yang diharapkan dari perusahaan.
Teknik Mengelola Proyek PR Skala Makro
Kegiatan yang termasuk dalam kategori proyek public relations seperti pensponsoran (sponsorship), peringatan 100 tahun usia perusahaan, peluncuran produk baru atau perusahaan melakukan merger. Biasanya untuk mengelola proyek dalam kapasitas kegiatan yang lebih besar umumnya akan selalu diprakarsai pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi seperti dewan direksi, atau bisa saja ide itu muncul dari level manajerial, atau sebaiknya gagasan ide proyek tersebut diprakarsai seorang PR officer sebagai pencetus dari program proyek yang akan dilaksanakan, karena apabila ide yang muncul dari pemikiran seorang PR kemudian dipercaya untuk mengelola proyek program tersebut akan memberikan dampak secara signifikan pada reputasi pribadi maupun departemen PR yang dipimpinnya.
Pada waktu membutuhkan persetujuan dalam menjalankan suatu proyek yang cukup besar dalam hal ini pentingnya untuk mempersiapkan proposal secara resmi untuk diajukan kepihak manajemen, langkah awal yang harus dilakukan adalah dengan cara menyusun dokumen yang akan diperlukan demi kelengkapan dalam penyusunan proposal yang akan diajukan. Dalam penulisan proposal tersebut disusun secara ringkas dan jelas menggambarkan proyek, tujuan dan keuntungan yang diperoleh bagi organisasi maupun perusahaan, termasuk anggaran biaya internal dan eksternal sertakan pula pernyataan tentang bagaimana tingkat keberhasilan proyek yang akan dinilai dan dievaluasi. Proposal tersebut sangat perlu untuk dipresentasikan secara formal kehadapan komite manajemen atau dewan direksi oleh sebab itu harus dipersiapkan dengan baik.
Setelah proposal proyek yang dipresentasikan mendapat persetujuan, maka perlu untuk segera dikembangkan rencana tindakan dan penyusunan tabel atau jadwal waktu yang lebih rinci. Langkah berikut yang dilakukan adalah perlunya mencari setiap kesempatan untuk melibatkan departemen-departemen lain dalam tim implementasi dalam rangka memaksimalkan sumber daya dan memperluas dampak dalam aktivitas yang akan dikerjakan. Dalam hal ini juga perlu melibatkan penyedia jasa eksternal apapun secepat mungkin sehingga anggaran yang lengkap dan memadai dapat segera disusun, dan fasilitas maupun kapasitas yang dibutuhkan dapat tersedia serta tercadangkan.
Semenjak awal harus dapat meletakkan program rapat tinjauan proyek dibuku agenda yang mencakup keseluruhan periode aktivitas termasuk evaluasi setelah kegiatan proyek dapat terlaksana dengan baik, ini akan memastikan bahwa orang-orang kunci yang terlibat telah tersedia sehingga dapat berfungsi sebagai tim yang kompak dan kemajuannya dapat dimonitor secara efisien. Harus dipastikan sejak semula siapakah yang akan memandu rapat dalam tim senantiasa dapat memperbaharui dan menerbitkan monitor tindakan setiap waktu bersamaan dengan nota arahan apapun yang keluar dari rapat.
Setelah rapat evaluasi paksa kegiatan dilaksanakan, harap segera disiapkan sebuah laporan dan dibagikan kepihak manajemen dan seluruh peserta proyek guna menunjukkan keberhasilan proyek dalam kaitannya dengan kriteria yang dibuat sebelumnya dan menggaris bawahi pelajaran-pelajaran yang perlu dipetik selama proses berjalan. Laporan ini perlu dimasukkan dalam berkas induk untuk referensi dikemudian hari bersama-sama dengan seluruh dokumen dan materi proyek.
Teknik Mengelola PR Skala Mikro
Pengelolaan proyek public relations dalam skala mikro berbeda dengan pengelolaan proyek public relations berskala makro, pengelolaan berskala mikro lebih bersifat sederhana tidak harus melakukan pembuatan penyusunan proposal hanya cukup mengajukan anggaran biaya secara rutin yang tidak membutuhkan dana operasional yang terlalu tinggi dalam pelaksanaan proyek kegiatan PR.
Proses pelaksanaan program kegiatan PR berskala mikro tidak perlu melibatkan departemen lain yang cakupannya lebih luas, akan tetapi melibatkan internal public relations atau seandainya sumber daya yang dimiliki tidak mencukupi dalam pelaksanaan tersebut. Dalam hal ini pengerjaan proyek dapat melibatkan sumber daya dari eksternal perusahaan yang tidak melibatkan personil yang cukup banyak.
Pengelolaan proyek kegiatan berskala kecil membutuhkan sumber daya yang terampil dan handal serta profesional dengan tujuan hasil yang dicapai secara efisiensi dan efektif dan waktu yang diperlukan dalam pengerjaan proyek relatif tidak terlalu lama dan tepat waktu. Proyek program kegiatan berskala kecil yang sering dilakukan terdiri dari:
- Pembuatan brosur dan pamplets.
- Penerbitan media internal (buletin)
- Konferensi pers
- Annual Report
- Publikasi dan dokumentasi
- Pembuatan brosur
- Press relase
- Press tour
- Desain
- Fotografi
- Company profile
Proses Pengelolaan Proyek PR
Tujuan
- Memberdayakan profesional PR dapat bekerja secara efektif dan efisien
- Memberdayakan seorang PR dalam menjalankan fungsi dan tugas berdasarkan keterampilan dan keahlian yang dimilikinya
- Mengalokasikan anggaran biaya operasional secara efisien dan efektif.
Signifikasi Pengelolaan PR
- Dampaknya memberikan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan
- Menjalin kerjasama diantara bagian dalam lingkungan perusahaan
- Memberikan proses pembelajaran dalam menciptakan kualitas sumber daya manusia.
Periklanan dan advertorial
- Iklan dapat menjadi alat komunikasi yang berharga dalam sebuah program PR terpadu
- Iklan dapat digunakan untuk memperkuat pesan-pesan atau menjadi andalan dalam situasi dimana iklan memang merupakan satu-satunya cara yang diyakini dapat menyampaikan pesan dengan tepat kepada target khalayak
- Iklan dapat menyediakan materi referensi yang pasti dalam suatu jurnal catatan atau buku petunjuk.
Advertorial efektif jika aditulis/didesain dengan baik dan sesuai dengan karakter editorial dan gaya dari publikasi media dimana mereka muncul. Advertorial ditulis dengan cermat, lebih baik lagi jika ditulis oleh wartawan, ditambah ilustrasi gambar yang menarik advertorial yang berisikan amanat dari dewan direksi dan dikelilingi iklan-iklan pujian dari para pemasok sebaiknya dihindari.
Produksi audiovisual dalam PR sangat bervariasi, yakni mulai dari pembicara yang mendukung slide hingga film korporasi yang mahal, video dan presentasi multimedia. Aturan yang menyangkut slide adalah meminimalkan jumlah mata dan kerumitan ilustrasi. Kebanyakan pembicara terlalu banyak menyusun materi dalam slidenya sehingga justru menjemukan atau sulit dipahami.
Slide akan mempunyai nilai lebih jika seluruh presentasi dibuat dengan standar yang sama dan dapat digabungkan bersama-sama pada penggunaan mendatang. Dengan demikian perlu memasukkan desain standar dalam manual komunikasi dan pastikanlah rumah produksi dapat memanfaatkannya, juga akan mencegah peningkatan biaya yang disebabkan penciptaan desain dasar baru untuk setiap presentasi.
Biaya pengadaan film, video dan format audiovisual, pilihlah pemasok secara hati-hati pastikan bahwa arahan sudah jelas dan telah memuat setiap point atau tayangan harus dimasukkan dalam alur kreatif. Dalam arahan dan kontrak produksi harus merinci parameter terkait apapun menyangkut bagaimana dan dimana akan menggunakan material, jika tidak kemungkinan akan menghadapi hambatan berkaitan dengan kontrak tersebut.
Biaya produksi video dapat dikurangi seandainya menggunakan produser independen daripada sebuah rumah produksi yang lengkap dan ternama. Dengan senang hati, jika dapat bekerja sama dengan memilih sutradara, pemilik bakat (termasuk presenter), tim produksi teknis dan studio. Dengan alur seperti ini dapat sering mengumpulkan tim yang lebih memenuhi keinginan. Sementara disisi lain hubungan dengan rumah-rumah produksi tersebut dapat dipelihara untuk hubungan kerja jangka panjang.
Tahapan kunci dalam produksi video adalah kesepakatan menyangkut masalah penanganan yang menguraikan garis besar kandungan program. Penulisan naskah dapat menjadi masalah emosional apabila bekerja dengan seorang penulis atau sutradara temperamental.
Brosur
Perusahaan/organisasi membutuhkan brosur atau jenis publikasi khusus lain. Sebelum memulai proses produksi memerlukan catatan yang menguraikan tujuan publikasi, khalayak, parameter kreatif, antisipasi masa edar. Seandainya perusahaan jarang membuat brosur, maka perlu memilih bagian percetakan dari sekian calon yang tersedia seandainya memiliki permintaan secara rutinitas akan brosur-brosur, maka akan bermanfaat jika mengidentifikasi sejumlah kecil percetakan yang lebih disukai, dengan ukuran dan kemampuan kreativitas yang beragam, akan mengundang dua atau tiga calon yang dipilih untuk setiap pekerjaan pembuatan brosur. Beberapa organisasi menugaskan desain kreatif dan produksi brosur kepada biro desain khusus dan mereka membeli mesin cetak sendiri. Cara seperti itu mengandung resiko, yakni jika terdapat masalah, petugas cetak akan menyalahkan arahan cetakan desainer dan desainer akan menyalahkan kemampuan petugas cetak atau prosedur kontrol kualitasnya. Akan lebih baik jika membaar ongkos manajemen cetak ke biro desain agar mereka sibuk mengontrol keseluruhan proyek. Dengan cara ini akan mempunyai posisi yang kuat dalam menanggapi hasil cetakan, sementara desainer juga yakin bahwa pihak percetakan memiliki kemampuan yang dibutuhkan. Ongkos manajemen cetak sepertinya akan lebih rendah lagi jika langsung memenuhi tagihan pembelian hasil cetakan setelah desainer-desainer mengujinya.
Identitas korporasi
Terlepas dari besar atau kecilnya perusahaan/organisasi, senantiasa memerlukan dokumen atau manual yang mendefinisikan tipografi dan representasi grafis menyangkut nama, logo dan identifikasi visual organisasi lainnya. Hal ini harus diperkuat oleh sebuah manual yang menggambarkan bagaimana identitas tersebut diterapkan pada segala sesuatu yang digunakan oleh organisasi/perusahaan mulai dari alat tulis, kemasan produk hingga bangunan dan kendaraan.
Betapapun kuatnya identitas dasar korporasi (organisasi/perusahaan). Rincian pelaksanaan dan aturan-aturan penerapannya perlu dikaji ulang sewaktu-waktu, katakanlah setiap 10 tahun sekali atau dalam jangka waktu tertentu. Jika itu terjadi maka akan timbul masalah emosioanl yang mendalam ditingkat internal dan akan menarik banyak perhatian eksternal jika dampak atau biayanya sulit ditanggung. Hindari perubahan-perubahan tidak perlu demi kebaikan-kebaikan organisasi itu sendiri.
Namun pastikan bahwa identitas korporasi tetap merupakan representasi yang tepat bagi organisasi sebagian pemasok dalam urusan pembuatan identitas korporasi ini acapkali memiliki ide-ide yang demikian ambisius menyangkut anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan desain elemen-elemen dasar dan manual aplikasinya. Meski demikian selalu ada perusahaan-perusahaan desain yang baik mampu melaksanakan pekerjaan profesional dengan harga yang realistis. Saat sebuah organisasi besar memutuskan untuk mengubah atau memperbaharui identitas korporasinya, keputusan ini akan membangkitkan proyek besar lanjutan dalam pengelolaan implemtasinya. Tim proyek perlu melibatkan perwakilan dari banyak fungsi atau departemen. Pengubahan identifikasi gedung dan kendaraan memerlukan biaya besar sehingga kebutuhan ini harus direncanakan jauh hari sebelumnya, menggunakan anggaran perawatan yang ada jika memang memungkinkan. Dibeberapa industri, modifikasi juga perlu dilakukan terhadap peralatan manufaktur yang memasang logo pada produk.
Perusahaan mungkin menggunakan sejumlah merek dagang yang harus didaftarkan dan dilindungi berdasarkan hukum.
Program pameran
Beberapa alasan dalam berpameran adalah :
- Peluncuran jasa atau produk baru
- Pemantapan posisi pada pasar baru
- Mendemonstrasikan komitmen pada industri dan pasar
- Memperbaiki kontak dengan pelanggan dan meningkatkan penjualan
- Membangkitkan kepedulian dan memperoleh liputan media
Dalam mengikuti sebuah pameran dibutuhkan daftar arahan yang terstruktur rapi bagi perancang stand pameran sebagaimana halnya dengan proyek kreatif lainnya, yang perlu diperhatikan dalam mengikuti pameran yaitu dengan menentukan anggaran biaya yang realistis dan tekanlah biayanya serendah mungkin. Biaya dapat meningkat tajam pada saat membangun stand ditempat terbuka daripada mengambil tempat bersehat yang telah disiapkan penyelenggara pameran. Jika berencana untuk mengikuti rangkaian pameran dibeberapa tempat tentunya harus membuat display atau pajangan standar yang dapat disimpan dan dipindahkan kesetiap acara.
Pastikan bahwa para penjaga stan mencatat seluruh pengunjung sehingga memperoleh nilai partisipasi dan menambahkan sejumlah kontak baru pada basis data. Untuk tujuan ini, catatan-catatan permintaan bisnis baru apapun maupun permohonan para pengunjung lain sebaiknya disusun dalam suatu bentuk sehingga tindak lanjutnya dapat segera dimulai dan dimonitor. Pertimbangkan untuk membuat sebuah pameran korporasi standar yang sederhana dengan menggunakan sistim modul yang ringan sehingga mudah untuk dibongkar, diangkut dengan kendaraan dan dipasang kembali. Pameran seperti ini akan dapat dipergunakan pada beragam acara, mulai dari pameran hingga seminar, sehingga bisa lebih diandalkan dalam keikutsertaan dalam berbagai acara.
Majalah, siaran berita dan buletin
Majalah perusahaan, lembaran siaran berita (news letter) dan buletin bisa menjadi elemen berguna dalam program komunikasi, perlu dipastikan bahwa tujuan publikasi semacam ini dan pula kebijakan editorialnya didefinisikan dengan jelas. Nilai publikasi terhadap proses komunikasi internal tergantung pada struktur organisasi, akses yang dimiliki karyawan. Saat membuat sebuah publikasi perlu menentukan bagian proses produksi mana yang ditangani sendiri dan mana yang harus diserahkan kepada pihak eksternal.
Biaya yang paling efektif adalah memproduksi naskah editorial sendiri oleh tim atau penulis lepas profesional apabila diperlukan, sementara desain dan produksinya dikerjakan pihak luar. Hindari kebiasaan yang umum terjadi yaitu memproduksi publikasi periodi yang didesain dengan hebat, namun telah kadaluarsa tiga bulan pada waktu diterbitkan. Sebelum mencanangkan proyek publikasi yang mahal, pertimbangan dahulu apakah kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan buletin sederhana yang dibuat secara internal, dengan keuntungan yang jelas berupa kecepatan dan biaya yang rendah.
Fotografi
Fotografi merupakan media penunjang dalam program kerja public relations. Masalah ini harus selalu menjadi perhatian. Jika tidak akan mendapatkan bahwa disaat memproduksi pelaporan, brosur atau audiovisual, sebenarnya membutuhkan foto-foto yang mengabadikan kegiatan-kegiatan terakhir yang saat ini tidak dapat diambil ulang.
Memotret orang, acara ataupun fasilitas tertentu membutuhkan keahlian yang berbeda-beda. Fotografi untuk brosur berbeda dari fotograpi untuk berita. Departemen public relations diharuskan memiliki kamera sendiri yang bisa digunakan untuk mengambil gambar pada acara-acara yang lebih kecil dan pada saat tim mengadakan peninjauan keliling didalam organisasi.
Pemberian sponsor dan penghargaan (award)
Kegiatan program pensponsoran (sponsorship) sangatlah bervariasi, dimulai dari pencantuman nama organisasi pada suatu acara yang diliput oleh media hingga mencantumkannya pada kaos tim sepakbola atau olahraga lainnya.
Kenali dengan seksama apa yang dibeli dalam lingkup target khalayak yang dituju berikut besar biaya, serta bandingkan dengan cara-cara lain pemanfaatan uang untuk tujuan yang sama. biayailah aktivitas utama dari sebuah acara kecil daripada menjadi sponsor ke-20 dalam sebuah acara besar, begitu besarnya sehingga organisasi atau perusahaan justru mungkin tidak akan memperoleh liputan yang sepadan.
Mengorganisasikan dan mensponsori program-program penghargaan dapat menguntungkan atau malah merugikan. Jika perlu laksanakan sendiri program penghargaan sendiri untuk dapat menetapkan kredibilitas. Jika pendanaan atau sumber daya manusia terbatas, lebih realistis bila menjalin hubungan dengan sebuah perusahaan publikasi terkemuka, badan profesional atau asosiasi perdagangan.
Mensponsori satu dari jumlah acara penghargaan pada acara pihak lain hanya bermanfaat jika dapat memanfaatkan nilainya dengan harga yang masuk akal. Namun agar berhati-hati, karena jika ternyata hasilnya tidak sepadan, bisa jadi tidak akan mendapat penghargaan dari perusahaan. Jika mensponsori sebuah perlombaan mobil balap pertimbangkan untuk memajangnya dalam display bagi para karyawan dan terangkan kepada mereka tentang keterlibatan dalam pensponsoran, selalu informasikan kemajuan yang telah dicapainya. Sumbangan kepedulianpun dapat dibentuk sedemikian rupa sehingga menghasilkan pengakuan bagi organisasi/perusahaan. Letakan plakat pada perlengkapan yang dibiayai, misalnya pada saat serah terima dengan sebuah bidikan kamera.
DAFTAR PUSTAKA
Mike Beard, 2004. Running a Public Relations Department, Haris Munandar, Ahli Bahasa, Manajemen Departemen Public Relations, “Translations Copy Right @ by Penerbit Erlangga Published by Arrangement with Kogan, Page Limited 120 Pentoville Road, London N19JN”
Ruslan Rosady, 2005, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Yulianita Neni, 2005, Dasar-dasar Public Relations, Penerbit Pusat Penerbitan Universitas (P2U) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Islam Bandung (LPPM UNISBA).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar