Komunikasi Efektif

Mengapa Perlu Komunikasi
Komunikasi efektif sudah merupakan tuntutan dunia global yang tidak bisa dihindari oleh siapapun individu atau kelompok ataupun jumlah yang lebih besar lagi masyarakat dan bahkan negara (pemerintah) antar negara (pemerintah). Hal ini suatu bukti bahwa pada dasarnya semua manusia membutuhkan komunikasi, yaitu proses berbagi makna melalui perilaku verbal (kata-kata) dan nonverbal (non kata-kata) yang melibatkan dua orang atau lebih.
Komunikasi yang dibahas dalam bahan ajaran ini adalah komunikasi efektif sebagai sarana interaksi dinamika untuk tumbuh dan berkembang dalam mencapai suatu tujuan yang dihasilkan secara efektif sehingga tercapai sasaran dan keinginan yang diharapkan kedua belah pihak yang sering dikenal dengan komunikasi efektif dua arah.

Keterampilan komunikasi efektif merupakan dasar utama yang harus dimiliki oleh setiap penyelenggara tugas institusi atau pihak-pihak individu di dalam masyarakat dimanapun dia berada. Mereka dituntut supaya menggunakan kompetensi atau keterampilan berkomunikasi sebagai sarana untuk dapat berinteraksi yang dapat menciptakan saling pengertian yang baik diantara pihak-pihak yang terkait. Sehingga masing-masing pihak memperoleh manfaat yang sebaik-baiknya serta dapat mencapai apa yang menjadi tujuan masing-masing secara optimal.

Komunikasi efektif memiliki unsur-unsur sebagai berikut, meliputi:

• adanya ide
• penyampaian pesan
• penerima pesan
• pengertian terhadap isi pesan dari seseorang kepada orang lain
• tindak lanjut langkah sebagai hasil penerima pesan.

Bila suatu pesan yang dikirimkan seseorang namun tidak dapat diterima atau dimengerti oleh yang lain, maka berarti komunikasi belum terjadi. Berbagai metode komunikasi dengan cara berbicara/verbal, non verbal, tertulis, audiovisual dan sarana elektronik lainnya, dapat digunakan dalam berkomunikasi.

Demikian juga metode ditentukan oleh pertimbangan pesan yang akan disampaikan, seperti sasaran yang akan dituju, bilamana, dimana, kepada siapa dan bagaimana, secara umum, pesan yang faktual, opini atau emosi yang dimunculkan. Adapun lalu lintas komunikasi terjadi dalam interaksi yang tidak hanya satu arah. Saluran komunikasi yang dipakai bisa formal atau non formal, namun pesan tetap harus disampaikan. Makin meningkatnya komunikasi formal makin harus meningkat pula komunikasi informal.

Pada komunikasi efektif, proses penyampaian pesan harus dimengerti oleh pihak yang dikirimi pesan serta ditindaklanjuti, selanjutnya bentuk pesan yang disampaikan secara formal tentang pernyataan dan fakta serta alasan didukung oleh penjelasan dan interpretasi informal.
Menurut Albert Mahrabiyan dari Universitas California Los Angeles (UCLA), ada 3 unsur dalam pesan:

1. Pelafalan: berhubungan dengan kata-kata dan kalimat
2. Fonetik: aksen suara dan cara mengucapkan kata-kata tanpa ada hubungannya dengan makna kata
3. Visi: apa yang dilihat seseorang pada pembicara

Pada kondisi normal, apabila pesan datang dengan jelas dan tidak kontradiktif, maka tingkat kredibilitasnya atau kepercayaannya akan naik. Tetapi jika pesan datang dengan kacau dan kontradiktif diantara ketiga unsur diatas, maka tingkat kredibilitasnya sebagai berikut: Pelafalan 7%; fonetik 38%; dan visi 55%. Hal ini menunjukkan manusia lebih mempercayai apa yang dia lihat daripada yang dia dengar.


Cara-cara Berkomunikasi
Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi, antara lain:

1. Bahasa Tubuh (Gesture)
Gerak tubuh dapat mengirimkan pesan kepada orang lain. Bahasa tubuh yang mencakup: ekspresi wajah, cara berjalan, cara duduk, cara berdiri, posisi tangan, kaki, kepala dan lain-lain, adalah salah satu bentuk komunikasi sehari-hari yang berperan besar dalam proses interaksi manusia dengan lingkunga. Orang lebih memperhatikan bagaimana kita menyampaikan informasi melalui bahasa tubuh, dibandingkan sekedar kata-kata yang kita ucapkan. Mengingat bahasa tubuh berperan besar dalam proses interaksi dan komunikasi, kita harus menampilkan bahasa tubuh yang sesuai dengan isi komunikasi, agar tidak terjadi mis-komunikasi.

2. Cara Bicara
Cara bicara mempengaruhi bagaimana orang menerima isi pembicaraan kita. Cara bicara menyangkut masalah teknis, seperti:

• Volume suara: usahakan bicara dengan volume yang nyaman untuk telinga orang lain. Bila terlalu keras orang akan terganggu, (bisa-bisa marah karena merasa dianggap tuli), bila terlalu kecil orang sulit menangkap (mendengar) apa yang kita bicarakan).
• Tempo bicara. Tempo bicara yang terlalu cepat menyebabkan orang sulit mengikuti, sedangkan tempo yang terlalu lambat membuat orang tidak sabar. Tempo yang stabil membuat pendengar bosan. Atur tempo sedemikian rupa sesuai dengan isi pembicaraan. Variasi tempo membantu menjelaskan isi cerita. Jangan lupa ‘eye contact’, tatap lawan bicara.
• Nada bicara atau intonasi. Intonasi berpengaruh sebesar 40% terhadap komunikasi. Salah intonasi dapat menyebabkan salah interpretasi. Nada bicara yang tinggi menandakan orang yang sedang marah, nada yang rendah dapat diinterpretasikan sebagai pemalu atau penakut. Atur nada dan variasikan intonasi secara proporsional. Kontrol emosi saat bicara karena emosi mempengaruhi intonasi. Intonasi dapat membantu memberi penekanan-penekanan pada isi pembicaraan yang penting.

3. Gaya Bicara
Setiap orang memiliki gaya bicara yang berbeda-beda. Gaya bicara orang dewasa berbeda dengan gaya bicara anak muda. Hal yang perlu diperhatikan adalah dengan siapa kita berbicara. Berbicara dengan teman sebaya tidak perlu terlalu formal, sedangkan berbicara dengan orang yang lebih tua perlu menggunakan gaya yang lebih formal dan sopan. Hindari gaya bicara yang menggurui, berbelit-belit, membosankan karena selalu mengulang topik yang sama, tidak membumi (sok cool), kekanak-kanakan, menguasai pembicaraan. Perlu dikenali posisi kita sebagai komunikator, apakah sedang dalam posisi sebagai pembawa atau penerima pesan. Oleh karena itu berbicara sebaiknya bergantian, jangan memotong pembicaraan atau tidak memperhatikan isi pembicaraan. Terakhir jadilah diri sendiri.

4. Bahasa Lisan
Bahasa lisan adalah alat komunikasi verbal yang paling mudah dan banyak digunakan. Terdapat beragam bahasa di dunia ini sama dengan beragamnya bangsa-bangsa di dunia. Menyesuaikan bahasa yang digunakan dengna lingkungan tempat kita berada akan memudahkan terjalinnya komunikasi dengan orang-orang di tempat tersebut.


Komunikasi Efektif
Untuk mencapai komunikasi efektif, berikut ini terdapat beberap tehnik yang harus diperhatikan:

Komunikasi dua arah
Dalam komunikasi dua arah terdapat dua peran, yaitu pembawa pesan dan penerima pesan. Ada pihak yang berbicara dan ada pihak yang mendengar. Berikut tip bagaimana berbicara dan bagaimana mendengar dengan efektif.

Berbicara
Berbicara adalah sarana terpenting untuk berhubungan dengan orang lain dan memberi pengaruh kepada mereka. Berbicara adalah keahlian yang sangat mahal, membutuhkan latihan utnuk mahir berbicara.
Berikut kiat-kiat yang harus diperhatikan saat berbicara:

1. Tujuan pembicaraan yang terfokus
2. Jiwai tujuan
3. Memperhatikan latar belakang pendengar
4. Penggunaan ungkapan atau istilah sesuai dengan situasi
5. Penggunaan contoh-contoh, kisah-kisah atau peristiwa-peristiwa
6. Memperhatikan waktu dalam berbicara
7. Memperhatikan pengaturan volume suara, intonasi, gerak tubuh
8. Lengkapi informasi
9. Peka terhadap pendengar
10. Selipkan humor.

Memulai Percakapan
Percakapan adalah cara komunikasi verbal yang paling umum dan mudah dilaksanakan oleh dua orang atau lebih. Sebagai manusia kita membutuhkan orang lain untuk saling berinteraksi. Bahkan di tempat umum yang asing pun kita tidak bisa menghindari percakapan dengan orang lain, entah itu hanya menanyakan waktu, arah ataupun berbicara dengan penjaga toko. Dalam berinteraksi dengan orang lain, perlu diingat bahwa tindakan kita terhadap orang lain akan membawa reaksi yang sama pada kita. Jika kita baik pada mereka, mereka akan baik pada kita. Jika kita santun pada orang lain, mereka akan santun pada kita. Kesimpulannya, jika kita ingin memperoleh, maka kita harus terlebih dulu memberi. Untuk memulai percakapan dengan orang asing kita harus membuat lawan bicara menjadi orang yang paling di seluruh dunia.

Mendengar
Menurut Olliver Wendell Holmes, mampu mendengarkan orang lain dengan sikap simpatik dan penuh pengertian mungkin merupakan mekanisme paling efektif untuk menjalin hubungan baik dengan orang lain dan menjalin persahabatan abadi.
Mendengarkan ternyata tidak mudah. Banyak dari kita yang tidak tahu bagaimana mendengarkan. Berikut ini akan dibahas gaya mendengarkan yang buruk, manfaat mendengarkan dan seni mendengarkan.

Gaya mendengarkan yang buruk

• Mengawang-ngawang. Bila seseorang berbicara kepada kita tetapi kita tidak menggubrisnya karena pikiran kita sedang melamun.
• Pura-pura mendengarkan. Kita tetap tidak memperhatikan lawan bicara kita, tetapi setidaknya pura-pura mendengarkan dengan melontarkan komentar-komentar seperti “ya sih”, “hebat”, “kedengarannya boleh jugaa”.
• Mendengarkan secara selektif. Kita memperhatikan hanya bagian percakapan yang menarik bagi kita saja.
• Mendengarkan kata per kata. Kita sungguh-sungguh mendengarkan tetapi hanya kata-katanya saja, bukan bahasa tubuhnya, perasaannya, atau makna sesungguhnya di balik kata-kata tersebut.
• Mendengarkan yang terpusat pada diri sendiri. Bila kita bicara hanya memandang dari sudut pandang diri sendiri. Kita tidak berusaha memahami perasaan lawan bicara, tetapi menuntut mereka untuk menyelami perasaan kita. Mendengarkan yang terpusat pada diri sendiri ibarat persaingan. Contoh: “Menurutmu harimu sial ya? Itu sih belum apa-apa. Kamu belum tahu sih apa yang terjadi padaku”.

Bila kita mendengarkan dari sudut pandang kita sendiri, biasanya kita menanggapi dengan gaya menghakimi, menasehati atau menggali.

• Menghakimi. Kita mendengarkan tetapi kita menghakiminya (di dalam hati). Orang tidak suka dihakimi, orang ingin didengarkan.
• Menasihati. Kadang orang tidak membutuhkan nasihat, tetapi hanya ingin didengar.
• Menggali. Orang tua sering melakukan gaya komunikasi ‘menggali’ ini kepada anaknya. Biasanya ibu berusaha mencari tahu apa yang terjadi pada hidup anak remajanya. Tak seorangpun suka diinterogasi. Kalau kita terlalu banyak bertanya dan tidak ditanggapi, mungkin kita terlalu menggali.

Manfaat mendengarkan

1. Mendengarkan membuat kita pandai. Memberi tempat cukup penting untuk mendengarkan apa yang lawan bicara kita bicarakan dengan penuh perhatian, meyakinkan mereka bahwa kita adalah orang yang cukup cerdas.
2. Orang akan mengatakan kepada kita apa yang mereka inginkan kalau kita bersedia mendengarkan. Komunikasi yang baik harus terjadi dua arah, ada yang memberi dan ada yang menerima, ada tindakan ada respons. Jika kita tidak tahu apa yang orang lain inginkan, bagaimana perasaan mereka, apa kebutuhan mereka, kita tidak bisa berkomunikasi dengan mereka. Untuk itu kita perlu menjadi pendengar.
3. Terhindar dari banyak bicara yang mengakibatkan membuka rahasia kita sendiri. Ada situasi dimana sebaiknya kita tidak mengungkapkan maksud kita terlalu dini, kita perlu mengetahui pendapat orang lain terlebih dahulu. Strategi terbaik pertama-tama mengetahui apa yang diketahui orang lain, apa yang mereka terima sebelum kita mengungkapkan maksud kita.
4. Membantu mengatasi fokus berlebihan terhadap diri sendiri. Saat kita mendengarkan, fokuskan perhatian pada apa yang dibicarakan oleh lawan bicara. Kita akan banyak menerima informasi tentang pendapat mereka. Bila kita terlalu berfokus pada diri sendiri, menandakan kita tidak memberi perhatian yang cukup pada lawan bicara dan pembicara merasa sia-sia karena pesannya tidak tersampaikan. Akibatnya komunikasi menjadi tidak efektif.
5. Mengetahui dan memahami apa yang diinginkan orang, apa yang mereka butuhkan, dan siapa diri mereka, supaya kita bisa berkomunikasi dengan mereka secara efektif.
6. Menyenangkan orang karena mereka mendapat perhatian. Dalam mendengarkan kita harus memberi perhatian dengan seksama, simpatik, sabar, karena dengan demikian kita meningkatkan harga diri mereka. Setiap orang merasa mereka memiliki sesuatu yang layak dibicarakan.

Seni mendengarkan

• Tatap mata orang yang berbicara
• Tunjukkan minat pada apa yang mereka bicarakan
• Condongkan badan ke arah orang itu
• Gunakan umpan balik agar ia tetap bicara
• Ajukan pertanyaan bila perlu
• Cobalah bersikap seperti cermin

Mendengar yang tidak terucapkan
Pembicara tidak selalu mengungkapkan semua pikirannya dalam kata-kata kepada kita. Perhatikan perubahan nada dan volume suaranya. Kadang-kadang kita menemukan arti yang bertentangan dengan kata-kata yang diucapkannya. Perhatikan juga ekspresi wajah, sopan santun, gerak gerik, gerakan mata dan tubuhnya. Untuk menjadi pendengar yang baik dan mendengarkan sepenuh hati kita harus menggunakan lebih dari sekedar telinga.

Asertif
Asertif adalah kemampuan untuk menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginan kita pada orang lain, tanpa merugikan diri sendiri maupun orang lain. Artinya kita dapat mengungkapkan keinginan secara langsung, to the point tetapi dengan cara yang tidak menyinggung perasaan orang lain. Perhatikan bahasa tubuh, cara, gaya dan nada bicara saat menyampaikan keinginanmu. Mampu menyampaikan pesan secara tepat dengan cara yang enak, menjaga hubungan harmonis kita dengan lingkungan.

Empati
Empati adalah kemampuan untuk merasakan dan memahami apa yang dirasakan orang lain, tanpa iku terhanyut di dalamnya. Dengan empati, kita melihat sudut pandang orang lain secara lebih obyektif. Jadi kita bisa lebih peka untuk memahami kebutuhan, pikiran, perasaan orang lain. Kita juga tidak seenaknya menghakimi orang.