11/08/12

Newsletter

Newsletter is a periodically published work containing news and anouncements on some subject, typically with a small circulation. 

newsletter adalah publikasi yang berisikan tentang berita dan pengumuman yag diterbitkan dengan sirkulasi skala kecil. Newsletter biasanya merupakan publikasi internal suatu perusahaan.

Pentingnya PR Memahami Newsletter
Peran PR sebagai fungsi manajemen yang salah satunya adalah sebagai fasilitator komunikasi, namun pembahasan ditekankan untuk khalayak eksternal seperti press release, advertorial, dan poster. Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai fungsi PR sebagai fasilitator komunikasi internal dengan menggunakan alat komunikasi internal yaitu newsletter agar informasi yang disampaikan bersifat merata ke seluruh jajaran dalam organisasi.

Sebelum dibahas lebih lanjut mengenai newsletter, akan dijabarkan terlebih dahulu mengenai arus komunikasi  organisasi dan komunikasi dalam organisasi. Arus komunikasi tersebut terbagi menjadi tiga dimensi, yaitu:

(1) Komunikasi Vertikal
Adalah komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu komunikasi dari pimpinan organisasi (downward communication) dan dari staf organisasi ke level pimpinan (upward communication). Downward communication dapat berupa instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, dan penugasan, sedangkan upward communication berupa laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran, hingga dalam bentuk pengaduan.

(2) Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi antar satu level, antara karyawan dengan karyawan lainnya, dan antar pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya. Bisa juga terjadi komunikasi horizontal yang bersifat komunikasi silang (cross communication), artinya bisa melebar kesamping atau juga secara diagonal antar para karyawan dengan pimpinan departemen lain yang terlibat suatu pekerjaan dalam sebuah sistem komunikasi yang dipergunakan oleh organisasi.

(3) Komunikasi Eksternal
Merupakan komunikasi yang berlangsung atau terjadi dua arah antara pihak organisasi dengan pihak luar seperti rekan bisnis, kreditur (perbankan), konsumen, distributor, pers, dan pemerintah. Keberhasilan dalam membina komunikasi eksternal, juga sekaligus merupakan keberhasilan praktisi PR dalam upaya memperoleh dukungan, pengertian, kepercayaan, partisipasi, kerjasama, dan lain sebagainya dengan pihak publiknya.

Dalam praktiknya, komunikasi organisasi bukan sekedar berupa instruksi, penugasan petunjuk pelaksanaan kerja, laporan kerja dan pelaksanaan tugas. Namun komunikasi dimaksudkan untuk menjaga stabilitas hubungan antara organisasi dengan khalayak internal, dan sebagian khalayal eksternal, mempererat hubungan antar keduanya, dan menjamin informasi yang up-to-date dan bermanfaat. Salah satu dari banyak media dan sarana komunikasi, yang dapat fokus pada informasi bagi khalayak internal dan bersifat continue adalah melalui newsletter.


Definisi dan Pemahaman Newsletter
Newsletter merupakan alat komunikasi yang dibuat oleh praktisi PR, yang dikenal dengan sebutan editorial, yang diterbitkan secara berkala untuk kalangan sendiri (Rachmat Kriyantono: 2008). Pengertian lain mengenai newsletter diutarakan oleh Rosady Ruslan (2006), yaitu penerbitan inggriya yang sederhana untuk menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada khalayaknya. Topik yang disampaikan lebih fokus dengan khalayak sasaran yang lebih terarah. Asal mulanya, newsletter adalah ‘house journal’, yang dipergunakan  oleh praktisi PR untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, atau konsumen.

Pada dasarnya, newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan, tidak diperjual belikan (private publication), namun ada newsletter yang diperuntukkan khalayak eksternal. Newsletter internal dan eksternal biasanya dijumpai pada perusahaan besar yang area usahanya luas dan kompleks, dan memiliki anggaran dana khusus yang besar untuk memfasilitasi informasi perusahaan kepada khalayaknya. Dengan membuat newsletter, semakin membuktikan bahwa PR adalah wartawan yang melaksanakan profesi jurnalistik (journalist in resident), yang dalam pembuatan newsletter terdapat tahap pekerjaan jurnalistik, seperti mencari berita, menulis berita, mengedit, mengatur tata letak (layout), hingga percetakannya (Rachmat Kriyantono: 2008).


Fungsi Newsletter
Sebagai alat komunikasi organisasi, newsletter mencakup informasi yang perlu diketahui oleh khalayak internal dan eksternal yang meskipun dalam penyajiannya terkadang dibuat terpisah, newsletter diharapkan berfungsi untuk:
  1. Memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan. Antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan.
  2. Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan, sehingga terjadi two-ways communication (komunikasi dua arah). Karyawan misalnya, bisa memperoleh informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.
  3. Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan pihak lain.
  4. Sebagai wahana penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal.
  5. Sebagai representatif citra korporat di mata publik, baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukkan citra siapa pembuatnya.


Jenis Isi Newsletter
Informasi dan isi dari newsletter bervariasi. Beberapa jenis isi yang bisa dimasukkan dalam terbitan newsletter antara lain:
  •  Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan perusahaan. Misalnya, rapat pemegang saham, pameran dagang atau exhibition, menggelar seminar & workshop, dan sebagainya.
  • Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan karyawan. Misalnya kegiatan karyawan dalam proses produksi, kegiatan olah raga bersama, employee gathering, kegiatan perayaan hari besar perusahaan atau nasional yang diikuti oleh karyawan. 
  • Tulisan khusus tentang profil karyawan dan pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi. Misalnya menulis profil pengabdian karyawan yang loyal selama puluhan tahun, atau profil karyawan teladan terbaik bulan ini. Maupun memperkenalkan profil personil baru perusahaan.
  • Artikel-artikel opini, baik dari PR maupun dari manajemen dan karyawan. Misalnya PR menulis tentang perlunya produktivitas kerja untuk meningkatkan kesejahteraan bersama.
  • Surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik dan saran, atau harapan-harapan karyawan.



Teknik Penulisan Newsletter
Poin-poin penting yang harus dipertimbangkan oleh PR dalam membuat newsletter adalah sebagai berikut:
Siapa sasaran newsletter
Penentuan khalayak sasaran ini sangat penting diuraikan karena berkaitan dengan rencana isi atau materi informasi yang harus disesuaikan dengan kebutuhan pembaca. Termasuk disini adalah cakupan pembaca. Selain itu juga sebagai dasar penentuan anggaran serta tata bahasa yang dipilih.

Jenis informasi yang ditampilkan
Menampilkan informasi yang bersifat “activityprogress report” yaitu, tentang aktivitas dalam perusahaan. Berisi artikel-artikel opini, karya tulis ilmiah, dan sebagainya. Akan lebih baik jika isi newsletter bervariasi. Jenis informasi ini tergantung pada jenis newsletter:
 Newsletter ditujukan untuk publik internal atau eksternal, dibuat secara terpisah, atau cukup satu newsletter dan mencakup semua khalayak sasaran.
Jenis informasi ditujukan untuk media komunikasi interaksi antara karyawan dengan manajemen.
 Newsletter ditujukan untuk membantu pihak supplier memahami dan menjual produk perusahaan.

Anggaran
Semakin luas khalayak sasaran yang dijangkau tentu akan membutuhkan biaya lebih besar. Anggaran juga ditentukan oleh bagaimana bentuk wajah newsletter. Newsletter yang dalam penyajiannya dalam bentuk lux dan berwarna tentu semakin mahal.

Kontinuitas
PR harus merencanakan kontinuitas waktu terbit. Diharapkan newsletter bisa terbit secara berkala. Jika waktu terbitnya tidak konsisten akan mempengaruhi kepercayaan khalayak sasaran. Termasuk disini adalah penetapan jalur distribusi kepada pembacanya.

Gaya dan format
Berkaitan dengan gaya bahasa, tipografi huruf, layout, jenis kertas, jenis terbitan (majalah, tabloid misalnya), perimbangan rubrik-rubriknya.
Gaya bahasa newsletter dikemas semenarik mungkin, komunikatif, dan jauh dari kesan formal agar tidak menghambat jalinan komunikasi antara manajemen dengan karyawan.
Gaya bahasa yang formal dan kaku sering dijumpai pada newsletter yang dibuat oleh lembaga pendidikan maupun pemerintahan.
Proses percetakan, termasuk bentuk cetakan, deadline dan jadwal konsisten diterbitkannya newsletter, cara mencari berita atau siapa sumber berita.
Nama newsletter perlu ditata dengan baik, menarik, mudah diingat, dan mampu merepresentasikan jiwa perusahaan.


Langkah-langkah penulisan newsletter
(1) Menentukan materi informasi
PR sebagai pemimpin redaksi sekaligus pencari berita bertanggung jawab atas ketersediaan materi informasi yang akan dimuat. Disini akan dilakukan beberapa aktivitas pekerjaan, yaitu:
Mencari materi atau berita yang akan diinformasikan
Menulis materi yang akan disajikan
Wawancara nara sumber berita
Penentuan tata letak serta desain grafis


Newsletter yang ditujukan untuk khalayak internal mencakup materi tentang:
  • Tujuan-tujuan manajemen, seperti pergantian struktur dan kebijakan baru yang harus disebarkan secara merata dan diketahui oleh khalayak internal.
  • Dorongan moral kerja karyawan, seperti menampilkan karyawan terbaik bulan ini, karyawan teladan tahun ini, dan pemberian hadiah sebagai motivasi.
  • Kegiatan-kegiatan perusahaan yang melibatkan pimpinan dan karyawan, seperti perayaan hari jadi perusahaan, hari besar nasional, dan sebagainya.


Newsletter yang ditujukan untuk khalayak eksternal mencakup materi tentang:
  • Kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan khalayak eksternal khususnya masyarakat yang menjadi target pasar, seperti sosialisasi himbauan masyarakat, kegiatan corporate social responsibility, dan sebagainya.
  • Kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan konsumen yang bertujuan untuk memunculkan rasa “sense of belonging” dan dapat menarik perhatian konsumen untuk berpartisipasi, misalnya informasi tentang potongan harga bulan ini, member gathering, konsumen yang memenangkan undian, dan sebagainya.
  • Kegiatan pemberian penghargaan atau award yang dimenangkan oleh perusahaan dalam kompetisi sebagai perusahaan terbaik atau perusahaan yang memproduksi kualitas produk terbaik berdasarkan survey konsumen maupun pihak lain seperti pemerintah dan badan internasional


(2) Mencari berita
PR dalam mencari materi berita untuk newsletter sama halnya dengan tugas jurnalistik. PR bisa mencari berita melalui interview, menggali data dokumen atau artikel-artikel lain. Lebih baik lagi bila PR melibatkan karyawan untuk menyumbangkan tulisan mereka.

(3) Tentukan batas deadline
Dalam pembuatan newsletter dikenal prinsip “newsletter akan kehilangan wibawanya bila sering terlambat terbit dan tidak bisa dipastikan kapan”. Disiplin terhadap waktu terbit newsletter menunjukkan bahwa PR konsisten dalam memberikan informasi kepada khalayaknya.

(4) Memberi foto atau gambar menarik
Newsletter sebaiknya dicetak pada kertas yang berkualitas baik serta diberi variasi foto yang menarik, yang dapat mewakili setiap tulisannya. Perwajahannya pun harus menarik sehingga menarik kesan lux. Newsletter membawa citra perusahaan, jika bentuk dan penyajiannya baik, maka akan mendukung citra perusahaan menjadi semakin positif.

(5) Mengedit dan mengatur naskah
Praktisi PR harus bisa berlaku sebagai seorang editor yang baik, sehingga mampu memperbaiki naskah-naskah yang kurang baik. Dalam tahapan ini, PR mengedit tulisan, format newsletter, jumlah artikel yang dimuat, dimana foto-foto akan diletakkan, desain animasinya, bagaimana headline-nya, dan sebagainya.

(6) Newsletter bukan media promosi
Sekali lagi, newsletter adalah media komunikasi yang berisi tentang aktivitas manajemen, karyawan, konsumen, dan publik lainnya. Newsletter bukan media penjualan produk, sehingga bentuk dan penyajiannya harus dibedakan dengan brosur untuk promosi penjualan dan menghindari kesan menjual.

(7) Melakukan ulasan
Setelah newsletter terbit, tugas PR sebagai editor adalah mengulas terbitan baru tersebut. PR harus mengulas bagaimana respon pembacanya. Pada prinsipnya, PR harus memastikan agar terbitan berikutnya dapat diperoleh hasil yang lebih baik (for better tomorrow).

PR dalam membuat newsletter diharapkan dapat mengacu pada teknik penulisan seperti yang dijelaskan diatas. Namun pada praktinya, PR memiliki keluwesan dan keleluasaan dalam menentukan bentuk dan penyajian newsletter yang menurutnya terbaik bagi khalayaknya dan mencerminkan culture di masing-masing perusahaan. Perlu diingat bahwa, setiap perusahaan mempunyai ciri dan gaya masing-masing dalam mengungkapkan citra dirinya, dan PR yang paling memahami bagaimana mengekspresikan perusahaannya di mata khalayaknya tersebut.

2 komentar:

  1. mbak ini sumber bukunya apa ya?

    BalasHapus
  2. Public Relations Writing Form & Style oleh Doug Newson (2011)
    Public Relations Writing: Media Public Relations Membangun Citra Korporat oleh Rachmat Kriyantono (2008)

    BalasHapus

Definisi Public Relations

Public relations (PR) yang diterjemahkan bebas menjadi hubungan masyarakat (Humas), terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara...